Zugangspunkte und Empfangsstationen
Der wichtigste Faktor: wie viele Empfänge, Eingänge oder Stationen Besucher registrieren müssen. Viele Anbieter — auch IRIGuest — berechnen den Preis pro Zugangspunkt.
Preise und Kosten
Was kostet eine Besucherverwaltungssoftware?
Der Preis hängt vor allem davon ab, wie viele Standorte oder Zugangspunkte Sie abdecken müssen, wie viel Automatisierung Sie brauchen und welchen Prozess Sie digitalisieren wollen. Manchmal reicht ein kostenloses Tool, in anderen Fällen ist eine Cloud-Plattform mit Voranmeldung, QR-Code, Ausweisen und Reporting sinnvoller. Dieser Ratgeber erklärt, was den Preis beeinflusst, welche versteckten Kosten Papier und Excel haben und — ohne das übliche „Kontaktieren Sie uns für ein Angebot" — was IRIGuest tatsächlich kostet.
Kurz gesagt
Eine Besucherverwaltungssoftware kann von null — mit kostenlosen Versionen — bis zu einer monatlichen Gebühr kosten, die mit Zugangspunkten, Standorten und Automatisierung wächst (Voranmeldung, QR-Code, Ausweise, Reporting). IRIGuest bietet eine kostenlose Version ohne zeitliche Begrenzung und eine Cloud-Version ab 50 €/Monat + MwSt. (oder 540 €/Jahr + MwSt.).
Die Abogebühr ist allerdings nur die halbe Rechnung: Auch Papier und Excel haben Kosten — Zeit am Empfang, Fehler, Suchen, die ins Leere laufen — sie tauchen nur nie auf einer Rechnung auf.
Wenn Sie nach „was kostet eine Besucherverwaltungssoftware" gesucht haben, waren Sie wahrscheinlich schon auf einigen Anbieterseiten und haben immer dieselbe Antwort erhalten: „Angebot anfordern". Das ist gängige Praxis, hilft aber niemandem, sich vor dem Verkaufsgespräch ein Bild vom Budget zu machen. Wir gehen hier anders vor: Wir erklären, was den Preis bestimmt, und sagen klar, was unsere eigene Lösung kostet.
Der Ratgeber gilt für jede Evaluierung, nicht nur für IRIGuest: Die Kostenfaktoren sind bei jeder Besucherverwaltungssoftware dieselben — genau wie die Fragen, die man sich vor der Wahl stellen sollte.
Was den Preis einer Besucherverwaltungssoftware bestimmt
Der Preis einer Besucherverwaltungsplattform ist fast nie eine einzelne, für alle gültige Zahl: Er ergibt sich aus wenigen konkreten Faktoren. Das sind die wichtigsten — und die ersten Punkte, die Sie intern klären sollten, bevor Sie ein Angebot anfragen:
Anzahl der Standorte
Mehr Standorte bedeuten Daten, die zentralisiert werden müssen, Einstellungen, die repliziert werden, und verschiedene Personen, die dieselben Daten einsehen müssen — der natürliche Übergang zu einer Cloud-Lösung.
Funktionen und Automatisierung
Voranmeldung von Gästen, QR-Code, Ausweise, automatische Benachrichtigungen an den Ansprechpartner, Reporting: Jede Automatisierung spart Zeit am Empfang und rückt in der Regel in die umfangreicheren Tarife.
Daten, Historie und Berechtigungen
Wo die Daten liegen, wer sie einsehen darf und wie lange: Benutzerrollen und Aufbewahrung unterscheiden ein einfaches Register von einer unternehmensweiten Plattform.
Individualisierung und Integrationen
Individuelles Design und angepasste Fragen sind inzwischen fast Standard; maßgeschneiderte Abläufe und Integrationen mit anderen Systemen erfordern fast immer eine gesonderte Abstimmung.
Support, Updates und Hosting
Ein Cloud-Abo umfasst in der Regel Hosting, Updates und Support. Eine lokale Installation wirkt auf dem Papier günstiger, verlagert Wartung und Backups aber auf Sie.
Ein Faktor, der oft Sorgen bereitet — die Anzahl der Besucher — wirkt sich bei Preismodellen pro Zugangspunkt wie dem von IRIGuest nicht auf den Preis aus: ob Sie zehn oder hundert Personen am Tag registrieren, kostet gleich viel. Datenschutzanforderungen sind hingegen wichtig: Einwilligungen und eine korrekte Aufbewahrung ändern die Abogebühr nicht, müssen aber von Anfang an richtig eingerichtet werden — mehr dazu in unserem Ratgeber zu Besucherregister und DSGVO.
Besucherbuch, Excel oder Software: sichtbare und versteckte Kosten
Ein Papier-Besucherbuch und eine Excel-Tabelle wirken kostenlos, und für sehr einfache Anforderungen — wenige Besucher, ein Standort, kein Reporting — können sie das tatsächlich sein. Der Haken: Die Kosten sind nicht wirklich null, sie sind nur unsichtbar, weil sie nie als Rechnungsposten auftauchen — man zahlt sie in Zeit, Fehlern und verpassten Gelegenheiten.
| Aspekt | Mit Papier oder Excel | Die Kosten, die Sie nicht sehen |
|---|---|---|
| Zeit am Empfang | Handschriftliches Ausfüllen, Korrekturen, Ablage von Zetteln | Minuten pro Besuch, die sich übers Jahr zu ganzen Arbeitstagen summieren |
| Datenqualität | Unleserliche Handschrift, fehlende Felder, uneinheitliche Uhrzeiten | Lückenhafte Daten genau dann, wenn sie gebraucht werden: Kontrollen, Notfälle, Audits |
| Suche in der Historie | Ordner durchblättern oder verschiedene Versionen derselben Datei vergleichen | Stunden, um einen Besuch zu rekonstruieren — obwohl die Antwort sofort gebraucht wurde |
| Datenschutz | Das Register liegt offen am Empfang: jeder Besucher liest die Namen der Vorgänger | Ein echtes Datenschutzrisiko und der Eindruck von Nachlässigkeit |
| Ausweise | Handschriftlich oder mit separaten Dateien und Druckern erstellt | Ein paralleler Prozess, der gepflegt werden muss, mit uneinheitlichen Ergebnissen |
| Mehrere Standorte | Jeder Standort hat sein eigenes Register, seine eigene Datei, seine eigenen Gewohnheiten | Kein Gesamtüberblick: Die Daten existieren, aber niemand kann sie wirklich abfragen |
| Außenwirkung | Der erste Eindruck ist ein Klemmbrett mit angebundenem Kugelschreiber | Schwer zu beziffern, aber unübersehbar: Der Empfang spricht für das Unternehmen |
Papier oder Excel müssen nicht verteufelt werden: Für viele Unternehmen waren sie über Jahre die richtige Wahl. Ehrlich betrachtet zählt die Gesamtkostenrechnung: Wenn die Besucherzahlen wachsen, wird „kostenlos" leise zur teuersten Art, den Empfang zu führen. Den vollständigen Vergleich aller drei Lösungen finden Sie in unserem Ratgeber Besucherbuch, Excel oder digital.
Kostenlose Version oder Cloud-Version?
Die erste echte Entscheidung ist nicht „welche Software", sondern „wie viel Prozess": Reicht Ihnen ein sauber geführtes digitales Besucherregister auf einem Tablet, oder brauchen Sie eine Plattform, die mehrere Zugangspunkte, Benachrichtigungen und Reporting koordiniert? IRIGuest deckt beide Szenarien mit zwei Versionen ab:
Um ohne Budget zu starten
Ein vollständiges digitales Besucherregister für iPad und Android-Tablets: offline, ohne zeitliche Begrenzung, ohne versteckte Kosten. Die beste Alternative zum Papier-Besucherbuch für den Einstieg.
- Check-in und Check-out auf dem Tablet
- Benutzeroberfläche in 5 Sprachen
- Unterschrift auf dem Bildschirm und Datenschutzeinwilligung
- Anpassbares Logo, Farben und Fragen
- Datenexport als CSV
Für den vollständigen Prozess
Die Plattform für strukturierte Unternehmen: mehrere Zugangspunkte und Standorte, zentralisierte Daten, koordinierte Empfangsbereiche und Automatisierungen, die täglich Zeit sparen.
- Online-Nutzung mit zentralisierten Daten
- Multi-Gerät, Multi-Zugangspunkt und Multi-Standort
- Voranmeldung und QR-Code
- Automatische Benachrichtigungen an den Ansprechpartner
- Zentralisiertes Reporting und durchsuchbare Historie
- Erfassung per Visitenkarte mit KI
- Priorisierter Support
Wenn Sie beide Versionen Funktion für Funktion vergleichen möchten, gibt es unsere Vergleichsseite Kostenlos vs. Erweitert.
Was IRIGuest Cloud kostet
Wir glauben an transparente Preise: Wer eine Software evaluiert, braucht eine klare Größenordnung, noch bevor ein Verkaufsgespräch stattfindet. Hier ist unsere:
IRIGuest Cloud
Ab 50 €/Monat + MwSt.
oder 540 €/Jahr + MwSt. mit der Jahresoption — 60 € weniger als bei monatlicher Zahlung.
Hosting, Updates und Support inklusive. Die Gebühr hängt nicht von der Anzahl der registrierten Besucher ab.
Der Startpreis deckt eine Empfangsstation ab: Für die meisten Unternehmen mit nur einem Empfang endet die Rechnung genau hier — ein Zugangspunkt, eine Gebühr, keine überraschenden Variablen.
Unternehmen mit mehreren Zugangspunkten, mehreren Standorten oder besonderen organisatorischen Anforderungen können ein individuelles Angebot anfragen, mit Konditionen, die mit steigender Anzahl der Registrierungsstellen günstiger werden. Dasselbe gilt für Individualisierungen, spezielle Konfigurationen oder Integrationen mit anderen Systemen: Diese werden vorab gemeinsam geklärt, bevor Sie sich festlegen — ohne Überraschungen unterwegs.
Wann sich eine Besucherverwaltungssoftware lohnt
Die kostenlose Version löst bereits das Problem des Klemmbretts am Empfang. Ein Cloud-Abo lohnt sich, sobald die Besucherverwaltung wirklich Teil der Unternehmensorganisation geworden ist. Die typischen Anzeichen:
- Besucher kommen regelmäßig, nicht nur ausnahmsweise.
- Der Empfang verliert Zeit mit Erfassen, Anrufen der Ansprechpartner und erneuter Eingabe.
- Sie möchten Besuche schon vor Ankunft organisieren, mit Voranmeldung und QR-Code.
- Sie brauchen ordentliche, einheitliche Besucherausweise, nicht handschriftlich vor Ort ausgefüllte.
- Geschäftsführung, HR oder Sicherheit fordern Reporting und eine durchsuchbare Historie.
- Sie koordinieren mehrere Standorte oder Eingänge — typisch für das Besuchermanagement in der Produktion.
- Der erste Eindruck am Empfang soll zum übrigen Unternehmen passen.
- Papier oder Excel halten dem Volumen nicht mehr stand — oder den Ansprüchen derer, die diese Daten nutzen.
Wenn zwei oder drei dieser Punkte auf Sie zutreffen, ist das Abo kein Kostenfaktor mehr, sondern der Preis für einen funktionierenden Prozess. Und bei Ausweisen müssen Sie nicht einmal warten: Mit dem kostenlosen Badge-Generator erstellen und drucken Sie sofort Ausweise mit QR-Code.
Fragen, die Sie sich vor der Wahl stellen sollten
Bevor Sie Preise vergleichen, lohnt es sich, das eigene Szenario zu klären. Neun Fragen — und was die Antwort verrät:
- Wie viele Besucher empfangen wir pro Monat? Wenige gelegentliche Besuche sprechen für die kostenlose Version; ein regelmäßiger Zustrom macht Automatisierung sinnvoll.
- Haben wir einen einzigen Empfang oder mehrere Zugangspunkte? Das ist der Faktor mit dem größten Einfluss auf den Preis — zählen Sie sie, bevor Sie ein Angebot anfragen.
- Brauchen wir eine Voranmeldung? Wenn Besuche geplant sind — Meetings, Lieferanten, Vorstellungsgespräche — sparen Voranmeldung und QR-Code die Wartezeit am Empfang.
- Brauchen wir Ausweise oder QR-Code? Wenn der Ausweis Teil des Prozesses ist, sollte er direkt aus der Registrierung entstehen statt separat ausgefüllt zu werden.
- Wollen wir Reporting und eine durchsuchbare Historie? Falls ja, brauchen Sie eine zentralisierte Lösung: verstreute Dateien und Tabellen leisten das nicht.
- Wer soll auf die Daten zugreifen? Wenn auch HR, Sicherheit oder Geschäftsführung sie einsehen, brauchen Sie Benutzerkonten, Berechtigungen und eine zentrale Anlaufstelle.
- Reicht uns die kostenlose Version? Für eine Station und einen einfachen Prozess oft ja — und das ist der sinnvollste Weg, um zu starten.
- Brauchen wir Support oder Konfigurationshilfe? Prüfen Sie, was im Abo enthalten ist und was eine gesonderte Vereinbarung erfordert.
- Wollen wir die Außenwirkung am Empfang verbessern? Wenn der Empfang der erste Kontakt mit Kunden und Partnern ist, ist das ein echtes Auswahlkriterium — kein rein optisches Detail.
Der Preis ist nur eines der Kriterien: Die übrigen — vom Offline-Betrieb bis zur DSGVO-Konformität — finden Sie in unserem Ratgeber Wie Sie die richtige Software auswählen.
Kostenlos starten, mit der Cloud wachsen
Es gibt noch einen letzten Kostenfaktor, über den selten gesprochen wird: das Risiko einer Fehlentscheidung. Eine komplette Plattform zu kaufen und davon nur ein Zehntel zu nutzen, ist eine der häufigsten versteckten Kosten bei Unternehmenssoftware.
IRIGuest ist genau darauf ausgelegt, das zu vermeiden: Sie starten mit der kostenlosen Version — ohne Budgetantrag, ohne Frist —, testen sie am Empfang mit echten Besuchern, und erst wenn mehr Zugangspunkte, Benachrichtigungen oder Reporting nötig sind, prüfen Sie die Cloud. In der Zwischenzeit können Sie IRIGuest online testen, direkt im Browser, ohne etwas zu installieren.
Für alle, die die Lösung intern vertreten müssen, ist das ein echter Vorteil: kein Sprung ins Ungewisse, kein Vertrag, der gerechtfertigt werden muss, bevor der Nutzen sichtbar wurde. Was kostet die Digitalisierung des Besucherregisters? Am Anfang: nichts — der Weg entscheidet, wann sich die Investition lohnt.
Der richtige Preis ist der, der zum Prozess passt
Der Preis einer Besucherverwaltungssoftware sollte nicht als zu minimierende Gebühr gelesen werden, sondern als Verhältnis: auf der einen Seite die Kosten, auf der anderen die Zeit, die der Empfang spart, die Ordnung der Daten, die Sicherheit der Zugänge, der Eindruck am Eingang und die tatsächlich benötigten Funktionen — nicht mehr und nicht weniger.
Bei diesem Verhältnis setzt IRIGuest auf offene Karten: eine kostenlose Version ohne zeitliche Begrenzung für den Einstieg und die Cloud-Version ab 50 €/Monat + MwSt. für den vollständigen Prozess. Der Rest liegt bei Ihrem Empfang.
Häufig gestellte Fragen zu Preisen
Was kostet IRIGuest Cloud?
IRIGuest Cloud kostet ab 50 €/Monat + MwSt., oder 540 €/Jahr + MwSt. mit der Jahresoption. Die Gebühr umfasst Hosting, Updates und Support und hängt nicht von der Anzahl der registrierten Besucher ab. Besondere Anforderungen — mehrere Zugangspunkte, Individualisierungen, Integrationen — können separat angeboten werden.
Hängt der Preis von der Anzahl der Zugangspunkte ab?
Ja. Ein Zugangspunkt ist ein Eingang oder eine Station zur Besucherregistrierung — ein Empfang, ein Firmeneingang, ein Standort. Der Startpreis deckt eine Station ab; Unternehmen mit mehreren Zugangspunkten oder Standorten können individuelle Konditionen anfragen, die mit steigender Anzahl der Registrierungsstellen günstiger werden.
Gibt es eine kostenlose Version von IRIGuest?
Ja. IRIGuest bietet eine kostenlose Version, offline und ohne zeitliche Begrenzung, für Unternehmen, die ihr Besucherregister einfach digitalisieren möchten: Registrierung auf dem Tablet, Unterschrift auf dem Bildschirm, anpassbares Design und Fragen, Datenexport als CSV.
Wann ist der Umstieg auf die Cloud-Version sinnvoll?
Die Cloud-Version passt am besten, wenn Sie Voranmeldung, QR-Code, automatische Benachrichtigungen an Ansprechpartner, zentralisiertes Reporting oder mehrere Zugangspunkte und Standorte benötigen. Der Umstieg lohnt sich in der Regel, wenn Besucher regelmäßig kommen und mehrere Personen dieselben Daten einsehen müssen.
Reicht eine Excel-Datei zur Besucherverwaltung aus?
Für sehr einfache Anforderungen kann das ausreichen, wird aber begrenzend, sobald eine durchsuchbare Historie, Ausweise, Reporting, mehrere Standorte oder ein geordneter, vertraulicher Prozess nötig sind. Excel ist nicht wirklich kostenlos: Man zahlt in Empfangszeit, Eingabefehlern und schwer wiederauffindbaren Daten.
Ist der Preis inklusive Individualisierungen?
Der Standardpreis deckt die Nutzung des Cloud-Dienstes ab. Individualisierungen, spezielle Konfigurationen oder Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen können ein gesondertes Angebot erfordern, das vor der Aktivierung transparent festgelegt wird.
Heute starten, investieren, wenn es sinnvoll ist
Laden Sie die kostenlose Version herunter und bringen Sie sofort Ordnung an den Empfang. Wenn Sie mehr Zugangspunkte, Reporting und Voranmeldung brauchen, ist die Cloud nur einen Schritt entfernt — und jetzt wissen Sie, was sie kostet.