Besucherregistrierung Software

Besucherregistrierung Software für Unternehmen

Ersetzen Sie Papierlisten, Excel-Dateien und uneinheitliche Empfangsabläufe durch einen klaren digitalen Prozess.

IRIGuest unterstützt HR, Facility, IT und Empfang dabei, die Besucherregistrierung ohne großes Projekt zu digitalisieren. Die kostenlose Tablet-Version eignet sich für den schnellen Start, die Cloud-Version für zentrale Verwaltung. Für den größeren Zusammenhang lohnt ein Blick auf unsere umfassende Besuchermanagement-Software.

Online testen Kostenlos herunterladen Demo anfragen

Kostenlose Version verfügbar iPad / Android tablet Cloud

Für wen

Für Unternehmen mit Papier- oder Excel-Listen

Unternehmen mit Papier-Besucherbuch oder Tabellenlisten.
Empfangsbereiche mit Kunden, Technikern, Dienstleistern und Lieferanten.
Interne Verantwortliche, die eine risikoarme Lösung vorschlagen möchten.

Warum es überzeugt

Das ändert sich gegenüber Papier und Excel

Weniger manuelle Nacharbeit und besser lesbare Daten.
Professioneller Eindruck direkt am Empfang.
Geringes Einführungsrisiko durch kostenlose Testmöglichkeit.

Start

Kostenlos testen und erst bei bestätigtem Bedarf strukturierter werden

Für deutschsprachige Entscheider zählen klare Prozesse, DSGVO-Sicherheit, geringe Einführungsrisiken und nachweisbare Kontrolle besonders stark.

Online testen oder die kostenlose Tablet-App installieren.
Ablauf mit Empfang, HR, Facility oder IT prüfen.
Auf Cloud wechseln, wenn mehrere Geräte, Web-Historie oder mehrere Eingänge benötigt werden.

Was erfasst wird

Was bei jedem Besuch erfasst wird

Eine Software für die Besucherregistrierung macht wiederholbar, was auf Papier jedes Mal anders aussieht: welche Daten Sie erheben, in welcher Reihenfolge und mit welcher Einwilligung.

Wer der Besucher ist

Vor- und Nachname, entsendendes Unternehmen und bei Bedarf eine Kontaktangabe.
Die Felder sind frei konfigurierbar: Sie fragen nur ab, was Sie wirklich brauchen — keine Vorratsfelder.
Der Besucher trägt selbst am Tablet ein, mit großer Tastatur und deutlich markierten Pflichtfeldern.

Warum er da ist

Besuchsgrund und die Person oder Abteilung, die den Besuch erwartet.
Genau dieses Feld macht den Verlauf später brauchbar: Sie wissen nicht nur, wer da war, sondern zu wem.
In der Cloud-Version erhält die erwartende Person automatisch eine Benachrichtigung.

Kommen und Gehen

Die Ankunftszeit wird beim Check-in automatisch gesetzt.
Der Check-out am Ende des Besuchs ist der Teil, den das Papier-Besucherbuch fast immer verliert.
Erst mit beiden Zeiten wissen Sie, wer sich gerade tatsächlich im Haus befindet.

Einwilligung und Unterschrift

Der Text des Datenschutzhinweises ist anpassbar, die Unterschrift wird auf dem Bildschirm erfasst.
Wie lange Sie die Daten aufbewahren dürfen, steht im Leitfaden zur Aufbewahrung von Besucherdaten nach DSGVO.
Jede Unterschrift bleibt der Registrierung zugeordnet, zu der sie gehört.

Drei Wege

Selbstregistrierung, begleitet oder vorangemeldet

Nicht jedes Unternehmen registriert gleich. Der passende Ablauf hängt davon ab, wer den Eingang besetzt und wie viele Besucher gleichzeitig ankommen.

Selbstregistrierung am Tablet

Das Tablet bleibt am Empfang, der Besucher trägt sich selbst ein — in einer von fünf Sprachen. Das ist die häufigste Variante dort, wo nicht immer jemand am Tresen sitzt: niemand muss die eigene Arbeit unterbrechen, um ein Formular unterschreiben zu lassen.

Begleitete Registrierung

Die Person am Empfang trägt für den Gast ein, während sie ihn begrüßt. Sinnvoll, wenn der Besucher die Hände voll hat, die Sprache nicht spricht oder als Fahrer nur kurz da ist: die Erfassung bleibt auch in Eile sauber.

Voranmeldung mit QR-Code

In der erweiterten Cloud-Version bereiten Sie den Besuch vorab vor: Der Gast kommt mit einem QR-Code und schließt den Check-in am Tresen in Sekunden ab. Gedacht für geplante Termine und Gruppen, die gemeinsam eintreffen.

Von der Visitenkarte

Ebenfalls in der Cloud-Version liest die Kamera die Visitenkarte und füllt die Felder per KI. Entstanden für Messen und Veranstaltungen, wo für die Erfassung nur die Dauer eines Handschlags bleibt — dieselbe Logik wie bei der Besucherregistrierung auf Messen.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Besucherregistrierung

Was Unternehmen am häufigsten fragen, bevor sie die Erfassung am Eingang digitalisieren.

Was ist der Unterschied zwischen Besucherregistrierung und Besuchermanagement?

Die Registrierung ist der Moment des Check-ins: Daten, Einwilligung, Unterschrift. Das Management ist der gesamte Prozess drumherum — Benachrichtigung, Verlauf, mehrere Eingänge, Auswertungen. Wenn Sie Letzteres suchen, ist die Seite zur Besuchermanagement Software die richtige.

Wie lange dauert die Registrierung eines Besuchers?

Mit den nötigsten Feldern bleibt man unter einer Minute, Unterschrift inklusive. Die eigentliche Stellschraube ist nicht die Software, sondern wie viele Fragen Sie stellen: Jedes zusätzliche Feld kostet Zeit am Tresen.

Wird eine Internetverbindung benötigt?

Für das kostenlose Besucherregister nicht: Es arbeitet vollständig offline auf dem Tablet — gedacht für Eingänge, an denen kein Netz liegt. Die erweiterte Version läuft in der Cloud und braucht eine Verbindung, weil sie mehrere Geräte zusammenführt.

Kann ich selbst festlegen, welche Daten erhoben werden?

Ja, die Fragen der Registrierung sind in beiden Versionen konfigurierbar. Es ist zugleich die wichtigste Entscheidung: weniger Felder bedeuten schnellere Erfassung und weniger Daten, die Sie schützen und aufbewahren müssen.

Können sich ausländische Besucher selbst registrieren?

Ja. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch, und der Besucher wählt die Sprache im ersten Bildschirm. Deshalb funktioniert die Selbstregistrierung auch bei Fahrern und Technikern aus dem Ausland.

Lässt sich eine Sicherheitsunterweisung einbinden?

Die Registrierungsfragen sind frei konfigurierbar, sodass Sie einen Hinweistext und eine Bestätigung in den Ablauf aufnehmen können. IRIGuest ist allerdings kein Schulungssystem: Für dokumentierte Unterweisungen mit Lernkontrolle brauchen Sie eine dafür gedachte Lösung.

Was passiert, wenn ein Besucher den Check-out vergisst?

Der Besuch bleibt offen und das ist sichtbar. Eine nützliche Information: Bleiben am Ende des Tages Registrierungen ohne Ausgang, wissen Sie, wo Sie am Ablauf nacharbeiten müssen. Auf Papier fällt dasselbe Problem schlicht nicht auf.

Kann ich die erfassten Daten exportieren?

Die kostenlose Version exportiert nach CSV, die Daten bleiben also Ihre und in Excel weiterverwendbar. Die Cloud-Version ergänzt eine zentrale Auswertung über alle Geräte und Eingänge hinweg.

Demo anfragen

Möchten Sie prüfen, ob IRIGuest zu Ihrem Unternehmen passt?

Beschreiben Sie Ihre Eingänge, Standorte oder Datenschutzanforderungen. Wir antworten mit einer praktischen Einschätzung und bei Bedarf mit einer kurzen Cloud-Demo.

Verwandte Anforderungen

Wer Besucherregistrierung sucht, vergleicht häufig auch diese Einsatzbereiche.

Kostenlose IRIGuest Version