In vielen mittelständischen Betrieben ist der Empfang einen guten Teil des Tages ein leerer Tresen: Wer kommt, klingelt und wartet, bis jemand seine Arbeit unterbricht, um ihn ins Besucherbuch eintragen zu lassen. Ein Besucherterminal dreht die Reihenfolge um: Der Besucher meldet sich selbst am Tablet im Eingangsbereich an, liest den Datenschutzhinweis, unterschreibt auf dem Bildschirm, und erst dann kommt die Person dazu, die ihn erwartet. Dieser Leitfaden zeigt, wie der Self-Service-Empfang funktioniert, was Sie dafür wirklich brauchen, wie Sie das Terminal einrichten und wann es sich lohnt – und wann nicht.
Kurz gesagt
Ein Besucherterminal, auch Empfangsterminal genannt, ist das Herzstück eines Self-Service-Empfangs: eine Anlaufstelle am Eingang, an der sich der Besucher selbst anmeldet, meist an einem Tablet in einer Halterung oder auf einer Stele. Er wählt die Sprache, gibt seine Daten ein, liest den Datenschutzhinweis und unterschreibt mit dem Finger auf dem Bildschirm. Beim Gehen meldet er sich mit einem Fingertipp wieder ab. Niemand muss am Tresen stehen, um ein Formular ausfüllen zu lassen.
Das funktioniert gut, wo der Empfang nicht durchgehend besetzt ist, wo Besucher aus dem Ausland kommen oder wo die Person am Empfang eigentlich anderes zu tun hat. Mit IRIGuest genügt ein iPad oder ein Android-Tablet: Die kostenlose Version arbeitet offline, die Cloud-Version ergänzt die automatische Benachrichtigung des Gastgebers und einen gemeinsamen Verlauf für mehrere Eingänge.
Wie das Ganze heißt, hängt davon ab, wen Sie fragen: Besucherterminal, Self-Service-Empfang, Empfangsterminal, Besucher-Check-in-System oder schlicht „das Tablet am Empfang“. Der Bedarf dahinter ist immer derselbe: Für einen Vorgang, den der Besucher in weniger als einer Minute genauso gut selbst erledigt, soll niemand mehr am Tresen stehen müssen.
Die Technik ist dabei der kleinere Teil. Entscheidend ist die Organisation: Wer wird benachrichtigt? Was passiert, wenn der Gastgeber nicht reagiert? Wo steht das Tablet, und wie verhindern Sie, dass jemand damit im Internet surft? Was sieht ein Besucher von den Daten der anderen? Diese Seite beantwortet die Fragen in der Reihenfolge, in der sie sich stellen, wenn Sie vom Besucherbuch auf Papier zur Selbstanmeldung am Eingang wechseln.
Wenn Sie noch zwischen Papier, Excel und Tablet abwägen, finden Sie den Vergleich im Ratgeber Besucherbuch auf Papier, in Excel oder digital. Das Gesamtbild, die Empfangskraft eingeschlossen, beschreibt der Leitfaden zur digitalen Rezeption.
Ein Besucherterminal ist eine Self-Service-Station für die Besucheranmeldung: ein Tablet in einer Halterung im Eingangsbereich, mit einer App, die den Gast vom Ankommen bis zum Gehen begleitet. Es ersetzt das Besucherbuch auf Papier und den Verwaltungsteil der Empfangsarbeit – Formular ausfüllen lassen, Unterschrift einholen, Uhrzeit notieren –, nicht aber die persönliche Begrüßung, wo sie gewünscht ist. Wo es einen Menschen braucht, kommt auch einer: der Gastgeber, also die Person, die den Besuch erwartet, und zwar dann, wenn der Besucher tatsächlich da ist.
Häufig gesucht wird allerdings ein anderer Begriff: virtuelle Rezeption oder virtueller Empfang. Er ist mehrdeutig, denn dahinter stecken drei sehr unterschiedliche Dienste. Bevor Sie Angebote und Preise vergleichen, sollten Sie klären, welchen der drei Sie tatsächlich suchen.
| Was gemeint ist | Wie es funktioniert | Wann es passt |
|---|---|---|
| Self-Service-Empfang (Besucherterminal) | Tablet oder Terminal am Eingang: Der Besucher meldet sich selbst an, unterschreibt und meldet sich beim Gehen wieder ab; der Gastgeber wird benachrichtigt | Mittelständische Unternehmen, Werke und Büros, deren Empfang nicht immer besetzt ist |
| Remote-Empfang per Video | Ein Bildschirm am Eingang, per Videoanruf mit einer Empfangskraft verbunden, die an einem anderen Ort arbeitet | Standorte mit viel Publikumsverkehr, die einen Menschen als Ansprechpartner wollen, aber nicht vor Ort |
| Telefon- oder Sekretariatsservice | Ein externer Dienstleister nimmt im Namen des Unternehmens Anrufe an und leitet Gespräche und Nachrichten weiter | Kanzleien, Praxen und kleine Betriebe, die keinen Anruf verpassen wollen |
Und noch etwas wird oft mit einem Besucherterminal verwechselt: die Zutrittskontrolle. Drehkreuze, Ausweiskarten und elektronische Schlösser steuern Türen und betreffen vor allem die eigenen Mitarbeitenden; ein Besucherterminal erfasst, wer von außen kommt, zu wem und warum. Beides kann nebeneinander bestehen, mit klar getrennten Aufgaben.
Das eine richtige Modell gibt es nicht. Es gibt vier Arten, den Eingang zu organisieren, und die Wahl hängt fast immer an einer einzigen Frage: Wie viele Stunden am Tag sitzt tatsächlich jemand am Empfang?
Eine Empfangskraft begrüßt, erfasst und begleitet. Das ist das Modell für Standorte mit viel Besucherverkehr und einem Auftritt, auf den es ankommt. Das Tablet ersetzt hier nicht die Person am Empfang: Es nimmt ihr den Papierkram ab und lässt ihr mehr Zeit für die Gäste.
Die Empfangskraft füllt die Anmeldung auf dem Tablet für den Gast aus, während sie ihn begrüßt. Praktisch bei Besuchern in Eile, bei Menschen mit vollen Händen oder bei allen, die den Bildschirm lieber nicht berühren. Die Daten landen im selben Register.
Niemand am Tresen: Der Besucher meldet sich selbst an, der Gastgeber holt ihn am Eingang ab. Das ist das Modell für Betriebe, in denen der „Empfang“ der Eingang zum Bürotrakt ist, und für Werke, deren Pforte nicht in jeder Schicht besetzt ist.
Self-Service als Regel, persönlicher Empfang zu Stoßzeiten oder für wichtige Gäste. In der Praxis das häufigste Modell, weil es dem echten Betriebsalltag folgt: Vormittags ist jemand da, nachmittags oft nicht.
Für den Wechsel zwischen den Modellen brauchen Sie keine anderen Werkzeuge: Dasselbe Tablet dient der assistierten Anmeldung, wenn jemand am Empfang ist, und dem Self-Service, wenn niemand da ist. Wie diese Entscheidung in Ihre internen Regeln passt – wer empfängt, wer begleitet, was außerhalb der Geschäftszeiten gilt –, erklärt der Leitfaden zur Besucherregelung im Unternehmen.
Für den Besucher dauert die Selbstregistrierung am Tablet weniger als eine Minute. Für das Unternehmen sind es sechs Schritte, und zu jedem gehört eine kleine Entscheidung, die Sie treffen sollten, bevor das Tablet am Eingang steht.
Der Besucher sieht einen Bildschirm mit Ihrem Firmenlogo und zwei großen Schaltflächen, eine für das Kommen, eine für das Gehen. Die Sprache wählt er per Fingertipp auf eine Flagge: Italienisch, Englisch, Französisch, Deutsch oder Spanisch.
Name, Firma, Gastgeber: Welche Felder abgefragt werden, legen Sie fest, und Pflichtfelder bleiben Pflicht. Je weniger Sie fragen, desto schneller und vollständiger ist die Anmeldung.
Vor der Unterschrift erscheinen der Datenschutzhinweis und, falls nötig, die Sicherheitsregeln Ihres Standorts oder eine Geheimhaltungsvereinbarung. Der Besucher unterschreibt mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm.
In der Cloud-Version wird der Gastgeber automatisch benachrichtigt, sobald sich sein Besucher angemeldet hat. Gerade dieser Schritt macht einen Empfang ohne Personal alltagstauglich: Niemand muss zum Telefon greifen, um Bescheid zu geben.
Der Besucher wartet im vorgesehenen Bereich, bis der Gastgeber ihn abholt. Braucht es einen sichtbaren Ausweis, verwenden Sie vorbereitete, nummerierte Besucherausweise, etwa aus dem Generator für Besucherausweise mit QR-Code. Sie liegen am Eingang bereit oder werden vom Gastgeber übergeben.
Beim Gehen tippt der Besucher auf die Schaltfläche zum Abmelden und schließt damit seinen Besuch ab. Genau dieser Schritt fehlt im Besucherbuch auf Papier fast immer – dabei ist er es, der zeigt, wer noch im Haus ist.
Der Ablauf ist in der kostenlosen und in der Cloud-Version derselbe; was sich ändert, ist das Drumherum: Benachrichtigungen, zentraler Verlauf, mehrere Eingänge. Wenn Sie ihn mit den Augen eines Besuchers sehen möchten: Der Online-Test der Besucheranmeldung spielt eine vollständige Anmeldung im Browser durch, ohne dass Sie etwas installieren müssen.
Ein Besucherterminal funktioniert, wenn Besucher es sehen, verstehen und erreichen, ohne fragen zu müssen. Dafür sorgen ein paar praktische Entscheidungen, die meisten davon kostenlos – sie machen den Unterschied zwischen einem Tablet, das genutzt wird, und einem, an dem alle vorbeigehen.
Ein iPad oder Android-Tablet mit 10 bis 11 Zoll ist die angenehmste Größe: große Bildschirmtastatur, gut lesbare Unterschrift, wenig Platzbedarf. Sie brauchen weder ein bestimmtes Modell noch Spezialhardware – das Tablet, das Sie schon haben, genügt.
Als Tischständer, wenn es eine Ablage gibt, als Wandhalterung in schmalen Eingängen, als Stele in großen Foyers. Am besten mit Diebstahlsicherung und im Querformat, so wie die App angezeigt wird.
Gleich beim Hereinkommen sichtbar, aber nicht mitten im Durchgang und nicht vor Fenstern, die spiegeln. In einer Höhe, in der man im Stehen bequem schreibt, mit einer Ablage daneben für Tasche, Mappe oder Helm.
Das Tablet bleibt den ganzen Tag eingeschaltet: Planen Sie ein Ladekabel ein, das bis zur Halterung reicht, ohne im Weg zu liegen. Die kostenlose Version arbeitet offline; die Cloud-Version braucht am Eingang eine stabile Internetverbindung.
Ein einfaches Schild – „Bitte hier anmelden“ mit den Flaggen der Sprachen – wirkt besser als jede mündliche Erklärung. Daneben eine Klingel, eine Gegensprechanlage oder eine Durchwahl für alle, die Hilfe brauchen.
Nicht jeder kann ein Tablet im Stehen bedienen. Sehen Sie immer eine Alternative vor, etwa eine Gegensprechanlage oder eine Person, die die Anmeldung für den Gast übernimmt, und bringen Sie das Terminal so an, dass es auch im Sitzen erreichbar ist, zum Beispiel vom Rollstuhl aus.
Für die meisten mittelständischen Unternehmen kostet das komplette Terminal so viel wie ein Tablet der Mittelklasse plus Halterung: keine Lesegeräte, keine Drucker, keine Installation durch einen Techniker. Was die Gesamtkosten wirklich bestimmt, Software eingeschlossen, erklärt der Ratgeber zu den Kosten einer Besucherverwaltungssoftware.
Ein Tablet, das unbeaufsichtigt am Eingang steht, weckt Neugier: ein Spiel, der Browser, die Einstellungen. iPad und Android bringen dagegen eine Systemfunktion mit, die das Gerät auf eine einzige App beschränkt – eine Art Kiosk-Modus ab Werk. Sie richten sie einmal ein und müssen sich danach nicht mehr darum kümmern.
| iPad | Android-Tablet | |
|---|---|---|
| Funktion | Geführter Zugriff | Bildschirmfixierung (Name und Menü können je nach Hersteller abweichen) |
| Wo Sie sie aktivieren | Einstellungen › Bedienungshilfen › Geführter Zugriff | Einstellungen › Sicherheit › Erweitert › Bildschirmfixierung |
| Wie Sie sie starten | App öffnen, dreimal die obere Taste (bzw. die Home-Taste) drücken und auf „Starten“ tippen | Übersicht der geöffneten Apps aufrufen, oben auf das App-Symbol tippen und „Anpinnen“ wählen |
| Wie Sie sie beenden | Erneut dreimal drücken und den Code eingeben – oder Face ID bzw. Touch ID verwenden | Je nach Navigation nach oben wischen und halten oder zwei Tasten gleichzeitig gedrückt halten, dann PIN, Muster oder Passwort des Geräts eingeben |
Zwischen zwei Besuchern kehrt die App von IRIGuest zum Begrüßungsbildschirm zurück. Die Systemsperre verhindert also, dass jemand die App verlässt; fremde Daten muss sie nicht verbergen, denn die sieht der Besucher ohnehin nicht. Die offiziellen Anleitungen von Apple und Google finden Sie in den Quellen am Ende der Seite.
Der unbesetzte Empfang ist der Grund, warum es Besucherterminals überhaupt gibt – und genau deshalb lohnt es sich, durchzudenken, was dabei schiefgehen kann. Der kritische Punkt ist nicht die Anmeldung, die erledigt der Besucher selbst, sondern der Moment danach: Wer erfährt, dass er da ist, und wie schnell holt ihn jemand ab?
Mit der Cloud-Version von IRIGuest geht die Benachrichtigung bei der Anmeldung automatisch an die Person, die den Besuch erwartet. Mit der kostenlosen Version, die offline arbeitet, organisieren Sie das anders: eine Klingel oder Gegensprechanlage neben dem Tablet, eine Durchwahl auf dem Schild, die Regel, dass jeder, der Besuch erwartet, zur vereinbarten Uhrzeit nach vorn kommt. Das funktioniert, solange es aufgeschrieben ist und alle es kennen.
Zwei Situationen verdienen eine eigene Zeile in Ihren internen Regeln. Außerhalb der Geschäftszeiten: Spätschicht, Samstag, geschlossene Pforte – das Tablet erfasst weiter, aber irgendjemand muss wissen, wer hereingekommen ist. Kuriere und Anlieferungen: Wer ein Paket abgibt und gleich wieder fährt, ist kein Besucher und sollte keine vollständige Anmeldung durchlaufen müssen; ein eigener Weg oder eine Paketannahme verhindert halb ausgefüllte Anmeldungen.
Bei einer Räumung hat das Besucherterminal einen handfesten Vorteil gegenüber Papier: Die offenen Besuche sind genau die Personen, die noch auf dem Gelände sind, ohne dass jemand sie aus unvollständigen Zeilen zusammensuchen muss. An Standorten mit mehreren Eingängen kommt die gemeinsame Liste aller Zugänge hinzu – einer der Gründe, warum das Besuchermanagement in der Produktion fast immer über die Cloud läuft.
Ein Tablet am Eingang verarbeitet personenbezogene Daten genauso wie ein Besucherbuch auf Papier – mit einem Unterschied zu Ihren Gunsten: Der Besucher sieht nur seine eigene Anmeldung. Auf Papier liest jeder, der sich einträgt, Namen, Firmen und Uhrzeiten aller, die vor ihm da waren; auf dem Tablet liegt der Verlauf für niemanden offen.
Es gelten die Regeln der DSGVO: nur die nötigen Daten erheben, vor der Erhebung informieren, für eine festgelegte Dauer aufbewahren. An einem Self-Service-Terminal erscheint der Datenschutzhinweis vor der Unterschrift; ob informiert wird, hängt also nicht mehr davon ab, wer gerade am Empfang sitzt. Die Felder bestimmen Sie: Name, Firma und Gastgeber genügen fast immer.
Zwei Punkte sind typisch für den Self-Service. Richten Sie den Bildschirm so aus, dass Wartende nicht mitlesen, was der Besucher gerade eingibt. Und fragen Sie am Terminal nichts ab, was Sie nicht brauchen: keine Ausweisdokumente, keine Fotos, keine Gesundheitsdaten. Wenn ein Sicherheitsverfahren die Prüfung eines Ausweises verlangt, prüft ihn ein Mensch, nicht das Tablet.
Unterschrift, Einwilligungen und die Texte des Datenschutzhinweises auf dem Tablet vertieft die Seite zu Besucherbuch und DSGVO. Dieser Leitfaden dient der Information: Die Entscheidungen über die Verarbeitung liegen beim Unternehmen und bei den Personen, die dort den Datenschutz verantworten.
Ein Besucherterminal ist kein Muss. Es ist die richtige Antwort auf ein bestimmtes Problem – und in manchen Fällen bleiben eine sauber geführte Liste oder ein Mensch am Empfang die bessere Wahl.
Es lohnt sich, wenn
Allein reicht es nicht, wenn
In den meisten Unternehmen liegt die Antwort in der Mitte: Self-Service als Regel, ein Mensch, wenn es darauf ankommt. Wenn Sie ein Werkzeug vom Ablauf her beurteilen möchten statt von der Funktionsliste, finden Sie die Kriterien im Leitfaden, wie Sie eine Software für die Besucherverwaltung auswählen.
Ein Besucherterminal ist an einem Tag eingerichtet. Der technische Teil dauert etwa eine Stunde; der Rest sind Entscheidungen, und die treffen Sie am besten, bevor Sie das Tablet einschalten.
Die Punkte 7 bis 9 sind genau die Regeln, die in eine schriftliche Besucherregelung gehören: Hat Ihr Unternehmen schon eine, wird das Besucherterminal zu ihrem Werkzeug; hat es noch keine, ist jetzt ein guter Anlass, sie zu schreiben.
IRIGuest ist ein digitales Besucherregister für iPad und Android-Tablets und genau dafür gemacht: ein Tablet am Eingang, an dem sich Besucher selbst anmelden, in fünf Sprachen, mit Unterschrift und Einwilligungen auf dem Bildschirm. Sie installieren die App aus dem App Store oder von Google Play auf dem Gerät, das Sie schon haben, und richten sie selbst ein: Fragen, Texte, Logo und Farben.
Die kostenlose Version arbeitet offline, ohne Zeitlimit, und exportiert das Register als CSV – für einen Empfang reicht das. Die Cloud-Version ergänzt automatische Benachrichtigungen an den Gastgeber, die Voranmeldung per QR-Code, die Erfassung über die Visitenkarte mit KI und einen gemeinsamen Verlauf für mehrere Tablets, Eingänge und Standorte.
Was IRIGuest nicht tut, der Klarheit halber: Es nimmt keine Anrufe entgegen und schaltet keine Empfangskraft per Video zu, steuert keine Drehkreuze, Türen oder Schranken, prüft keine Ausweisdokumente, fotografiert keine Besucher und druckt keine Ausweise am Tablet – die werden vorab erstellt. Es tut eine einzige Sache, und die immer gleich: Es empfängt den Besucher, erfasst ihn und schließt den Besuch ab, wenn er geht. Wie die App im Detail aussieht, zeigt die Seite zur Besucher-App für den Empfang.
Offizielle Anleitungen und rechtliche Grundlagen, die beim Einrichten des Terminals und beim Formulieren der Regeln helfen. Diese Seite dient der Information und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch den Rat der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder des Datenschutzbeauftragten.
Zum Teil. Ein Besucherterminal, meist ein Tablet in einer Halterung am Eingang, übernimmt den Verwaltungsteil des Empfangs: Der Besucher wählt die Sprache, gibt seine Daten ein, liest den Datenschutzhinweis, unterschreibt auf dem Bildschirm und meldet sich beim Gehen wieder ab. Die persönliche Begrüßung ersetzt es nicht: Wo sie gewünscht ist, holt der Gastgeber den Besucher ab, oder die Empfangskraft hat Zeit für die Gäste statt für das Besucherbuch.
Das hängt davon ab, was gemeint ist. „Virtuelle Rezeption“ bezeichnet mal eine Empfangskraft, die per Videoanruf zugeschaltet wird, mal einen Telefon- oder Sekretariatsservice, mal ein Self-Service-Terminal. Das Besucherterminal ist die dritte Variante: Der Besucher meldet sich selbst an, und auf der anderen Seite des Bildschirms sitzt niemand. IRIGuest gehört in diese Kategorie.
Ein Tablet reicht. Eine Stele ist eine Standsäule, in die das Tablet eingesetzt wird – sinnvoll in großen Foyers, wo ein Tischständer kaum auffallen würde. Die App ist dieselbe; es ändert sich nur, wie sich das Terminal präsentiert.
Mit der Cloud-Version von IRIGuest erhält er bei der Anmeldung automatisch eine Benachrichtigung. Die kostenlose Version arbeitet offline und verschickt keine Benachrichtigungen: Dann regeln Sie das über eine Gegensprechanlage, eine Durchwahl auf dem Schild oder eine gemeinsame Regel für vereinbarte Termine.
Mit der kostenlosen Version von IRIGuest ja: Sie speichert alles auf dem Tablet, ganz ohne Netzverbindung, und exportiert die Daten als CSV. Die Cloud-Version braucht eine Verbindung, weil sie Benachrichtigungen verschickt und die Daten mehrerer Geräte zentral zusammenführt.
Ja: Die Sprache wählen sie mit einem Fingertipp auf dem Begrüßungsbildschirm – Italienisch, Englisch, Französisch, Deutsch oder Spanisch. Das ist einer der Gründe, warum die Selbstanmeldung bei Fahrern, Technikern und Lieferanten aus dem Ausland gut funktioniert.
Mit der Systemfunktion, die das Gerät auf eine einzige App beschränkt: Geführter Zugriff auf dem iPad, Bildschirmfixierung unter Android. Bei mehreren Tablets lohnt sich eine zentrale Geräteverwaltung (MDM), und eine Halterung mit Diebstahlsicherung rundet den Schutz ab.
Nein: Auf dem Tablet sieht jeder Besucher nur seine eigene Anmeldung, und zwischen zwei Gästen kehrt die App zum Begrüßungsbildschirm zurück. Das ist einer der greifbarsten Unterschiede zum Besucherbuch auf Papier, in dem die Namen der Vorgänger für alle lesbar bleiben.
Die App von IRIGuest druckt keine Besucherausweise. Wo ein sichtbarer Ausweis nötig ist, verwenden Sie vorab erstellte Ausweise, auch nummeriert und mit QR-Code, die Sie kostenlos mit dem Badge-Generator anlegen. Der Besucher nimmt seinen Ausweis am Eingang mit oder erhält ihn vom Gastgeber.
Mit IRIGuest muss die Software nichts kosten: Die kostenlose Version hat kein Zeitlimit, die eigentlichen Kosten sind das Tablet und seine Halterung. Automatische Benachrichtigungen und mehrere Eingänge bietet die Cloud-Version. IRIGuest Cloud gibt es ab 50 €/Monat zzgl. MwSt. oder 540 €/Jahr zzgl. MwSt. im Jahresabo.
Installieren Sie IRIGuest kostenlos auf dem Tablet, das Sie schon haben, oder probieren Sie die Anmeldung gleich im Browser aus: zwei Minuten, keine Installation, keine Verpflichtung.
