Voranmeldung
Wer einen Gast erwartet, kündigt ihn vorher an: Name, Uhrzeit, Raum. Mit der Cloud-Version erhält der Besucher eine Einladung mit QR-Code und ist bei seiner Ankunft schon fast angemeldet.
Kunden, Bewerber, Berater, Techniker, Kuriere: In ein Büro kommen den ganzen Tag unterschiedliche Menschen, oft gerade dann, wenn niemand am Empfang sitzt. Dieser Leitfaden zeigt, wie die Besucherregistrierung im Büro gelingt: Gäste freundlich empfangen, jederzeit wissen, wer im Haus ist, und die Daten aller schützen – ohne den Empfang in eine Grenzkontrolle zu verwandeln.
Kurz gesagt
Besuchermanagement im Büro hat drei Aufgaben: Gäste gut empfangen, wissen, wer im Haus ist – auch bei einer Räumung – und die Vertraulichkeit schützen, die von Mandanten, Kollegen und Unterlagen. Das körperliche Risiko ist kleiner als in einer Fertigung, dafür wiegen Datenschutz und Außenwirkung schwerer.
Den meisten Büros genügen wenige Regeln: Anmeldung beim Kommen und Abmeldung beim Gehen, eine Nachricht an den Gastgeber (den Kollegen, der den Besuch erwartet), ein Besucherausweis, wo er hilft, Begleitung in sensible Bereiche und keine fremden Namen in Sichtweite. Ein Tablet am Eingang setzt diese Regeln auch dann um, wenn der Empfang leer ist.

Im Büro ist das Besucherbuch oft das Letzte, woran jemand denkt: eine Kladde auf dem Tresen, manchmal nicht einmal die. Bis etwas passiert. Ein Mandant liest auf der aufgeschlagenen Seite, wer vor ihm da war. Bei der Räumungsübung kann niemand sagen, wie viele Gäste im Haus sind. Eine Bewerberin wartet zwanzig Minuten, weil niemand von ihrem Termin wusste.
Dieser Leitfaden richtet sich an Büros, Firmenzentralen, Kanzleien, Praxen und Büros in geteilten Gebäuden: Orte, an denen vor allem Kunden, Bewerber, Berater und Dienstleister zu Besuch kommen und der Empfang klein oder gar nicht besetzt ist. Wenn zu Ihrem Unternehmen auch Fertigung oder Lager gehören, finden Sie die passenden Regeln im Ratgeber zum Besuchermanagement in der Produktion.
Sie lesen hier, wer an einem gewöhnlichen Tag ins Büro kommt, was ein Büro von einer Kanzlei und einem Werk unterscheidet, den Weg des Besuchers in sechs Schritten, den Empfang ohne Personal, den Schutz der Vertraulichkeit, geteilte Gebäude und Coworking, die Räumung, die Wahl der Software und zum Schluss eine Checkliste.
Bevor Sie Regeln aufstellen, lohnt ein Blick darauf, wer tatsächlich durch die Tür kommt. In einem Büro mit ein paar Dutzend Beschäftigten sieht ein typischer Tag etwa so aus: verschiedene Besucher mit verschiedenen Anliegen, die nicht alle gleich behandelt werden müssen.
KurierAm Empfang
Gibt das Paket ab und fährt weiter, ohne die Büros zu betreten. Meist genügt die Unterschrift auf dem Lieferschein; ihn ins Besucherregister aufzunehmen, ist eine Entscheidung, keine Notwendigkeit.
Bewerberin zum VorstellungsgesprächRegister
Kommt zu früh und wartet. Sie wird registriert, mit dem Namen der Person begrüßt, die das Gespräch führt, und dort platziert, wo keine Unterlagen oder Bildschirme in Sichtweite sind.
Kunde zur BesprechungRegister und Ausweis
Meldet sich an, sein Gastgeber erfährt davon und holt ihn in den Besprechungsraum. Der Besucherausweis hilft den Kollegen, Gäste auf einen Blick zu erkennen.
IT-Techniker oder HaustechnikBegleitet
Muss in den Serverraum, den Technikraum oder an die Arbeitsplätze: Registrierung, ein interner Ansprechpartner und Begleitung in sensiblen Bereichen. Für Firmen, die bei Ihnen arbeiten, gelten die Regeln für den Zutritt von Fremdfirmen.
Lieferdienst fürs MittagessenAm Empfang
Wie der Kurier: Übergabe am Empfang oder an der Tür. Fährt er dagegen mit dem Aufzug zu den Büros, ist er ein Besucher wie jeder andere.
Berater oder AuditorRegister und Ausweis
Bleibt den ganzen Nachmittag, wechselt zwischen Büros, fragt nach dem Gäste-WLAN. Registrierung, Besucherausweis und eine erfasste Abmeldung am Ende des Tages.
BüroschlussAbmeldungen prüfen
Wer gilt noch als anwesend? Besuche ohne Abmeldung sind die erste Kontrolle am Abend: ein Gast, der ohne Abmeldung gegangen ist, oder jemand, der noch im Besprechungsraum sitzt.
Die Regel, die sich daraus ergibt, ist einfach: Registriert wird, wer die Arbeitsbereiche betritt, nicht wer an der Tür stehen bleibt. Alles Weitere, Ausweis und Begleitung, hängt davon ab, wohin der Besucher geht.
Die Grundregeln sind überall dieselben, doch der Schwerpunkt verschiebt sich stark von Ort zu Ort. Diese Unterschiede zählen wirklich, wenn Sie den Empfang organisieren.
| Aspekt | Büro und Firmenzentrale | Kanzlei und Praxis | Produktionsstandort |
|---|---|---|---|
| Typische Besucher | Kunden, Bewerber, Berater, Dienstleister | Mandanten, Gegenparteien, Sachverständige | Fahrer, Instandhalter, Fremdfirmen, Auditoren |
| Hauptrisiko | Unterlagen und Bildschirme im Blick Fremder, Gäste allein zwischen den Schreibtischen | Mandanten begegnen sich oder lesen fremde Namen | Arbeitsunfälle, Gefahrenbereiche, Waren |
| Empfang | Oft verkleinert, geteilt oder gar nicht besetzt | Ein Sekretariat, das nebenbei empfängt | Pforte oder Werkschutz, teils im Schichtbetrieb |
| Priorität | Empfang, Außenwirkung, Anwesenheitsliste | Diskretion | Arbeitsschutz, Nachvollziehbarkeit an den Toren |
| Typische Lösung | Tablet am Eingang und Nachricht an den Gastgeber | Anmeldung, die keine fremden Namen zeigt | Mehrere Eingänge, Besucherausweise, Sicherheitsregeln zum Bestätigen |
Wenn Sie eine Kanzlei oder Praxis führen, zählt vor allem die zweite Zeile: Diskretion. Was das konkret bedeutet, steht weiter unten im Abschnitt zur Vertraulichkeit.
Ein guter Empfang im Büro ruht auf sechs Momenten. Keiner davon verlangt besondere Technik; es genügt, dass jeder weiß, was zu tun ist.
Wer einen Gast erwartet, kündigt ihn vorher an: Name, Uhrzeit, Raum. Mit der Cloud-Version erhält der Besucher eine Einladung mit QR-Code und ist bei seiner Ankunft schon fast angemeldet.
Bei der Ankunft gibt der Besucher Namen, Firma und Gastgeber ein, liest den Datenschutzhinweis und unterschreibt auf dem Bildschirm. Ein paar Augenblicke, in seiner eigenen Sprache.
Der erwartete Kollege erfährt von der Ankunft, damit niemand vor einem leeren Tresen steht und rätselt, wen er anrufen soll. Mit der Cloud-Version geht die Benachrichtigung automatisch hinaus.
Im Großraumbüro unterscheidet er Gäste und Kollegen auf einen Blick. In einer kleinen Kanzlei, in der sich alle kennen, können Sie darauf verzichten.
Vom Empfang in den Besprechungsraum und wieder zurück. Wo vertrauliche Akten, Serverraum oder Archiv liegen, geht der Gast nicht allein.
Der Besucher meldet sich mit dem Code ab, den er bei der Anmeldung erhalten hat, oder mit Vor- und Nachnamen. Ohne Abmeldung ist die Anwesenheitsliste nichts wert.
Am häufigsten fehlt der letzte Schritt. Ohne Abmeldung sagt das Register, wer gekommen ist, aber nicht, wer noch da ist. Wenn Sie Zuständigkeiten und Regeln schriftlich festhalten möchten, zeigt der Ratgeber zur Besucherregelung im Unternehmen ein Schema in zehn Punkten.
Hybrides Arbeiten, verkürzte Besetzungszeiten, eine Empfangskraft, die nebenbei die Buchhaltung erledigt: In vielen Büros bleibt der Tresen einen großen Teil des Tages leer. Das ist der Normalfall im Mittelstand – und genau die Situation, in der ein Besucherbuch auf Papier am schlechtesten funktioniert. Niemand achtet darauf, dass es ausgefüllt wird, niemand weiß, wer angekommen ist.
Die einfachste Antwort ist ein Besucherterminal für den Self-Service-Empfang: ein Tablet am Eingang, an dem sich der Besucher selbst anmeldet, daneben ein gut lesbares Schild. Benachrichtigt das System den Gastgeber, muss der Gast niemanden suchen: Der Kollege kommt herunter und holt ihn ab.
Wie Sie das Tablet auf die App beschränken, welche Halterung passt und wo es am besten steht, behandelt der Ratgeber zum Besucherterminal jeweils in einem eigenen Abschnitt.
Im Büro ist das greifbarste Risiko kein Diebstahl, sondern eine Information, die vor den falschen Augen landet. Und das Besucherregister kann die erste Schwachstelle sein.
Ein offenes Buch auf dem Tresen zeigt jedem Neuankömmling Namen, Firmen und Uhrzeiten der Besucher vor ihm. Für eine Kanzlei oder Steuerberatung heißt das: Die Mandantenliste liegt aus.
In einem digitalen Register sieht jeder nur seine eigenen Angaben. Wer geht, tippt seinen Code oder seinen Namen ein, ohne durch eine Liste anderer Personen zu blättern.
Akten auf dem Tisch, Whiteboards mit Kundendaten, Monitore, die zum Flur zeigen: Am Weg des Gastes sollte nichts davon liegen. Die Regel vom aufgeräumten Schreibtisch kostet wenig.
Zwei Mandanten derselben Kanzlei, die sich im Wartebereich begegnen: In manchen Branchen ist das schon ein Problem. Wo es geht, Termine mit Abstand legen und getrennt warten lassen.
Wer personenbezogene Daten erhebt, muss die Besucher dabei informieren (Art. 13 DSGVO). Auf dem Tablet erscheint der Hinweis vor der Anmeldung, die Kenntnisnahme bestätigt der Besucher mit seiner Unterschrift. Rechtsgrundlage ist meist das berechtigte Interesse, keine Einwilligung.
Ein Register wird nicht für immer aufbewahrt: Sie legen eine Frist fest, die zum Zweck passt, und löschen danach. Fristen und Kriterien erklärt der Ratgeber zur Aufbewahrung von Besucherdaten nach DSGVO.
Das Gesamtbild aus Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweis und Datensicherheit (Art. 32 DSGVO) beschreibt die Seite zu Besucherbuch und DSGVO.
Viele Büros haben keinen eigenen Eingang: Sie liegen in einem Bürohaus mit Empfang im Erdgeschoss, in einem Business Center oder in einem Coworking-Space. Hier kommt es vor allem darauf an, zu klären, wer was registriert – damit es weder doppelte Erfassungen noch, schlimmer, Lücken gibt.
| Situation | Wer registriert | Unsere Empfehlung |
|---|---|---|
| Bürohaus mit gemeinsamem Empfang | Der Gebäudeempfang, am Haupteingang | Registrieren Sie den Besuch trotzdem am Eingang Ihrer Büros: Der Gebäudeempfang weiß nicht, wer den Gast erwartet und wann der Besuch endet |
| Business Center | Der Betreiber, teils am Haupteingang | Fragen Sie, was er erfasst und wie lange er es aufbewahrt: Die Daten Ihrer Gäste landen auch in seinem Register |
| Coworking-Space | Der Betreiber erfasst die Gäste der Mitglieder | Für vertrauliche Termine einen geschlossenen Raum buchen und den Gast selbst am Eingang abholen |
| Mehrere Firmen an einem Standort | Oft ein gemeinsamer Empfang für alle | Ein gemeinsames Register mit der besuchten Firma als Pflichtfeld und klaren Regeln, wer welche Daten einsehen darf |
Stehen mehrere Tablets an verschiedenen Stellen, etwa im Foyer und auf der Büroetage, oder gibt es zwei Standorte, sollten die Daten in einem gemeinsamen Verlauf zusammenlaufen, den Sie an einer Stelle einsehen. Bei IRIGuest leistet das die Cloud-Version.
Auch ein Büro braucht eine Notfallorganisation. Nach § 10 Arbeitsschutzgesetz trifft der Arbeitgeber die nötigen Maßnahmen für Erste Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung und trägt dabei auch der Anwesenheit anderer Personen Rechnung; Flucht- und Rettungsplan und Räumungsübungen behandelt die ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge“. Besucher sind genau diese anderen Personen: Sie kennen weder Notausgänge noch Sammelstelle und waren nie bei einer Übung dabei. Eine bestimmte Besucherliste schreibt keine der beiden Vorschriften vor.
Am Sammelplatz lautet die Frage immer gleich: Fehlt jemand? Für die Beschäftigten antwortet, wer die Räumung koordiniert; für die Gäste antwortet das Register, aber nur, wenn jeder Besuch eine Abmeldezeit hat. Die offenen Besuche sind die Liste derer, die noch im Gebäude sind.
Ein praktischer Tipp: In die Hinweise, die der Besucher bei der Anmeldung bestätigt, können Sie zwei Sätze zum Verhalten bei Alarm aufnehmen, zum Beispiel „Folgen Sie Ihrer Begleitperson zum Sammelplatz“. In Österreich und der Schweiz gelten für die Notfallorganisation eigene Vorschriften.
Kurz beantwortet: Für ein Büro eignet sich eine Software zur Besucherregistrierung, die sofort startklar ist, die Besucher ohne Erklärung selbst bedienen, die niemandem fremde Daten zeigt, mehrere Sprachen spricht, Datenschutzhinweis und Unterschrift auf dem Bildschirm abbildet und sich kostenlos testen lässt. Ein komplexes System für Konzerne braucht ein Büro selten. Diese Fragen sollten Sie vor der Entscheidung stellen.
| Kriterium | Was Sie fragen sollten | Warum es im Büro zählt |
|---|---|---|
| Einfachheit | Meldet sich ein Besucher in ein, zwei Minuten selbst an? | Niemand hat Zeit für Erklärungen, und oft ist der Empfang nicht besetzt |
| Vertraulichkeit | Kann der Besucher die Daten anderer sehen? | Die erste Anforderung von Kanzleien und Büros mit Kundenverkehr |
| Sprachen | In wie vielen Sprachen erscheint die Anmeldung? | Kunden und Berater aus dem Ausland sind auch im Mittelstand häufig |
| Hinweis und Unterschrift | Zeigt sie Datenschutzhinweis und Einwilligungen und lässt sie unterschreiben? | Belegt die Kenntnisnahme ohne Papierformulare |
| Nachricht an den Gastgeber | Erfährt der Kollege von der Ankunft? | Keine Wartezeiten mehr vor einem leeren Tresen |
| Mehrere Eingänge oder Standorte | Laufen die Daten mehrerer Tablets in einem Verlauf zusammen? | Wichtig bei mehreren Etagen, Eingängen oder Büros |
| Kosten und Test | Lässt sie sich kostenlos testen? Ist der Preis klar? | Ein kleines Büro sollte für den Start kein Projekt aufsetzen müssen |
Einen ausführlicheren Vergleich bieten der Ratgeber, wie Sie eine Besucherverwaltungssoftware auswählen, und der Überblick, was eine Besucherverwaltungssoftware kostet.
Zehn Punkte, mit denen Sie prüfen, ob das Besuchermanagement in Ihrem Büro effizient und sicher ist und Datenschutz wie Arbeitsschutz berücksichtigt.
Wenn Sie alles abhaken können, ist Ihr Empfang besser organisiert als der mancher Konzernzentrale. Fehlen drei Punkte oder mehr, beginnt es fast immer mit demselben Schritt: die Kladde auf dem Tresen ablösen. Welche Möglichkeiten es gibt, zeigt der Vergleich Besucherbuch auf Papier, in Excel oder digital.
IRIGuest ist ein digitales Besucherregister für iPad und Android-Tablets, gemacht für den Empfang von KMU, Büros und Kanzleien. Der Besucher wählt „Eintritt“ oder „Ausgang“ und seine Sprache unter fünf (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch), füllt die Felder aus, die Sie festgelegt haben, liest den Datenschutzhinweis und unterschreibt auf dem Bildschirm. Logo, Farben, Texte und Fragen passen Sie selbst an, und wer sich anmeldet, sieht nie die Daten anderer.

Automatische Benachrichtigung des Gastgebers, Voranmeldung per QR-Code, Anmeldung per Visitenkarte mit KI, ein zentraler Verlauf für mehrere Tablets und Standorte, die Anwesenheitsliste auf einem anderen Gerät. Ab 50 €/Monat zzgl. MwSt. oder 540 €/Jahr zzgl. MwSt. im Jahresabo.
Was es nicht tut: IRIGuest druckt keine Ausweise am Tablet (Besucherausweise mit QR-Code erstellen Sie vorab mit dem kostenlosen Badge-Generator), fotografiert keine Besucher, prüft keine Ausweisdokumente und öffnet von sich aus keine Türen oder Drehkreuze. Möchten Sie es in Aktion sehen? Sie können die Besucheranmeldung online testen, in einer Minute im Browser.
Amtliche Texte, Stand geprüft im Oktober 2026. Die Seite informiert und ersetzt keine Rechtsberatung.
In der Regel nicht: Kein Gesetz schreibt allen Büros ein Besucherregister vor. Nützlich ist es trotzdem, für die Räumung, die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit, und manchmal verlangen es Kunden, Versicherungen oder Zertifizierungsstellen. Fälle und Branchen erklärt der Ratgeber zur Frage, ob ein Besucherbuch Pflicht ist.
Ja, wenn sie Mandanten und externe Berater empfängt: Es hilft im Notfall und zeigt Sorgfalt. In einer Kanzlei zählt aber vor allem, wie es geführt wird – keine offenen Listen mit den Namen anderer Mandanten. Für einen Eingang genügt ein Tablet mit einer kostenlosen App.
Mit einem Tablet am Eingang, an dem sich der Besucher selbst anmeldet, einem Schild, das erklärt, was zu tun ist, und einem Weg, den Gastgeber zu benachrichtigen. Mit der Cloud-Version von IRIGuest geht die Nachricht automatisch hinaus; mit der kostenlosen Version meldet sich der Besucher ebenfalls an, der Kollege wird aber separat informiert.
Wenn sie an der Tür abgeben und weiterfahren, meist nicht: Die Lieferung ist bereits über den Lieferschein dokumentiert. Fahren sie dagegen zu den Büros hinauf oder betreten die Arbeitsbereiche, sind sie Besucher wie alle anderen und werden registriert.
Bei einem aufgeschlagenen Besucherbuch aus Papier ja, und das ist im Büro eine seiner größten Schwächen. Bei einem digitalen Register wie IRIGuest nicht: Wer kommt, sieht nur seine eigenen Angaben, und beim Gehen tippt er den erhaltenen Code oder seinen Namen ein, ohne eine Liste anderer Personen.
Meist erfasst der Betreiber des Coworking-Space die Gäste der Mitglieder am Eingang. Haben Sie ein eigenes Büro oder empfangen Sie häufig Kunden, können Sie zusätzlich ein eigenes Register am Eingang Ihrer Fläche führen: Zwei Register mit unterschiedlichem Zweck können nebeneinander bestehen, jedes mit eigenem Datenschutzhinweis.
Das hängt von der Größe ab. Im Großraumbüro oder in einer Zentrale über mehrere Etagen hilft er den Kollegen, Gäste zu erkennen und zu bemerken, wer ohne Begleitung unterwegs ist. In einem kleinen Büro, in dem sich alle kennen, geht es auch ohne. Inhalte und Formate erklärt der Ratgeber zum Besucherausweis.
Eine, die Besucher ohne Erklärung selbst bedienen, die nie die Daten anderer zeigt, mehrere Sprachen bietet, Datenschutzhinweis und Unterschrift auf dem Bildschirm abbildet und sich kostenlos testen lässt. IRIGuest gibt es als kostenlose Offline-Version für einen Eingang mit einem Tablet und als Cloud-Version für mehrere Eingänge, Etagen oder Standorte.
Testen Sie online, wie sich ein Besucher bei IRIGuest anmeldet, oder erzählen Sie uns, wie Ihr Standort organisiert ist: Wir schlagen Ihnen die passende Einrichtung vor.