Quién ha dejado pasar a ese técnico, dónde está el cliente que llegó a las diez, si el transportista sigue dentro: a eso responde el control de acceso de visitantes. Es sobre todo un proceso, no un torno: unas pocas decisiones —quién autoriza, quién acompaña, hasta dónde se llega— y un registro de quién entra y quién sale, como IRIGuest, que no acciona puertas ni tornos.
En resumen
El control de acceso de visitantes es el conjunto de decisiones y comprobaciones con las que una empresa establece quién entra desde fuera, quién lo ha autorizado y responde por él, adónde y cuándo puede ir y si ya ha salido. Es ante todo un proceso: puertas y tornos son solo una herramienta posible, y no siempre necesaria.
En la mayoría de las pymes bastan un anfitrión designado, un registro con entrada y salida, una credencial visible y numerada, acompañamiento fuera de las áreas públicas y zonas bien definidas; la tecnología se añade donde una zona lo justifica. Un registro como IRIGuest responde a «quién es, a quién viene a ver, cuándo llegó y si sigue dentro», pero no abre ninguna puerta.
Todo empieza con escenas conocidas: la puerta sujeta por cortesía, el «ya conoce el camino, que suba», el proveedor encontrado solo en el almacén. Y, cada vez más, la pregunta del auditor o de un cliente —«¿cómo controlan ustedes las visitas?»— o el cuestionario NIS2 que envía una gran empresa.
Parte del problema es el vocabulario: en el sector de la seguridad, «control de accesos» significa equipos —tornos, lectores, cerraduras electrónicas— pensados casi siempre para la plantilla. Esta guía trata de quienes vienen de fuera y de las decisiones previas a cualquier herramienta: del control de visitas en la empresa.
Recorremos la cadena de la invitación a la salida, vemos cuánto control hace falta según el tipo de empresa y qué piden de verdad el RGPD, la NIS2, el ENS, la ISO/IEC 27001 y la prevención de riesgos laborales. Situación normativa actualizada a octubre de 2026.
Controlar el acceso de los visitantes es responder a cuatro preguntas: ¿quién es?, ¿quién lo ha autorizado y responde por él?, ¿adónde puede ir y hasta cuándo? y ¿sigue dentro? Si una queda sin respuesta, hay un hueco que ningún aparato tapa.
Hay dos herramientas que a menudo se confunden. La gestión de visitantes —registro, anfitrión, credencial, acompañamiento— sabe quién ha venido, a ver a quién y si se ha ido, pero no detiene a nadie. El control de accesos físico —credencial y lector— sabe qué tarjeta abrió qué puerta, pero no quién la lleva si se la han prestado, quién invitó a esa persona ni si salió sin pasarla.
| Aspecto | Gestión de visitantes | Control de accesos físico |
|---|---|---|
| Responde a | ¿Quién es, quién lo invitó, por qué, sigue dentro? | ¿Esta credencial abre esta puerta ahora? |
| Se ocupa sobre todo de | Clientes, proveedores, candidatos, auditores | Personas con credencial propia, casi siempre la plantilla |
| Herramientas típicas | Registro de entrada y salida, anfitrión, credencial, normas | Tornos, lectores de tarjetas, cerraduras electrónicas |
| Lo que no hace | No abre ni cierra puertas | Ignora quién lleva la tarjeta y quién responde por esa persona |
En la práctica, las entradas y salidas de visitantes se registran siempre, y la tarjeta de acceso se entrega solo a quien debe cruzar puertas controladas. El registro de jornada de la plantilla es otro asunto, como explica la guía sobre registro de visitantes y control de presencia de empleados.
Una visita bien controlada es una cadena, no un momento en la puerta: cada eslabón tiene un responsable y un fallo típico que conviene conocer.
El anfitrión anuncia la visita: lista diaria de visitas previstas o prerregistro. Quien llega sin cita espera mientras se llama al anfitrión. Fallo típico: tratar a quien se presenta sin aviso como a un invitado esperado e improvisar.
Sin anfitrión, nadie pasa de recepción. El anfitrión confirma, recoge al visitante y responde por él hasta la salida; si está ausente, decide un sustituto designado. Fallo típico: un compañero manda al visitante arriba, solo.
Nombre y empresa se cotejan con las visitas previstas. El documento de identidad se pide solo si el riesgo lo justifica, y se mira: no se copia ni se retiene. Fallo típico: el chaleco reflectante que abre todas las puertas.
Pocos campos, iguales para todos: nombre, empresa, anfitrión, entrada y salida. Aviso de privacidad visible en la entrada, y ningún visitante debe poder leer los datos de los demás. Fallo típico: un formulario de doce campos que quien tiene prisa rellena al azar.
Visible, numerada y con fecha; el número se anota en la visita. Distingue al visitante de la plantilla de un vistazo. Fallo típico: credenciales iguales y sin número, de modo que nadie sabe cuántas hay fuera ni cuál falta.
Antes de entrar, el visitante conoce las salidas de emergencia, el punto de reunión, el sonido de la alarma y las zonas prohibidas, y acepta la norma sobre fotos y, si hace falta, el uso de equipos de protección. Fallo típico: cuatro páginas de texto legal, en un solo idioma, que nadie lee.
Está escrito dónde puede ir solo el visitante y dónde acompañado. El acompañamiento no acaba en la sala de reuniones: incluye el baño y la salida. Fallo típico: el visitante va solo al baño y aparece en el almacén.
La salida cierra el registro y la credencial vuelve a su caja. Cada tarde alguien revisa las visitas abiertas y cuenta las credenciales. Fallo típico: nadie anota la salida y la lista de presentes falla justo cuando hace falta.
Cómo poner estas reglas por escrito lo explica la guía sobre el protocolo de visitas en la empresa; aquí vemos cómo se aplican y se comprueban cada día.
Una zona existe solo si tiene un límite visible, una regla (quién entra, solo o acompañado) y alguien o algo que la haga cumplir. Dibújalas en un plano A4 y repite sus colores en las credenciales: así el acceso de visitantes a zonas restringidas se entiende de un vistazo.
ExteriorAparcamiento, patio, cancela, muelle de carga
Una sola entrada para visitantes, señalizada; las demás puertas, cerradas desde fuera y con apertura desde dentro sin llave.
RecepciónEntrada, vestíbulo, zona de espera
Registro, aviso al anfitrión y credencial. El visitante puede esperar solo; ni documentos ni pantallas a la vista.
OficinasDespachos, salas de reuniones, zonas comunes
Credencial visible, acompañamiento a la ida y a la vuelta, salas junto a la entrada, mesas despejadas.
Producción y almacénNaves, líneas de producción, almacén
Normas y equipos de protección antes de entrar, siempre acompañado, transportistas solo en el muelle, norma sobre fotos y zona anotada en el registro.
Áreas restringidasSala de servidores, I+D, archivo, caja
Cerradas con llave, código o tarjeta. Visitantes solo con el visto bueno del responsable del área, acompañados y dejando constancia.
Cada tipo de visitante tiene su recorrido: escríbelo en una matriz como la siguiente. La familiaridad no autoriza: el proveedor de siempre también se registra. Los servicios de emergencia nunca esperan; su entrada se anota después. Y a un inspector con facultades legales de entrada, como los de la Inspección de Trabajo, no se le retrasa: para él, «con autorización» significa comprobar su acreditación oficial, avisar enseguida al responsable designado, registrar la visita y acompañarlo.
| Visitante | Recepción | Oficinas | Producción y almacén | Áreas restringidas |
|---|---|---|---|---|
| Invitado o cliente | Libre | Acompañado | Acompañado | Con autorización |
| Proveedor o comercial | Libre | Acompañado | Acompañado | No |
| Mensajero | Libre | No | No | No |
| Transportista (camión) | Libre | No | Acompañado | No |
| Candidato | Libre | Acompañado | No | No |
| Auditor o inspector | Acompañado | Acompañado | Acompañado | Con autorización |
Para el transportista, «acompañado» significa el muelle y la sala de conductores, no la nave. Las empresas externas que vienen a trabajar no son simples visitas: pasan horas o días en las zonas 4 y 5, y su trabajo exige una coordinación previa, que explica la guía sobre el control de acceso de contratistas y proveedores. En un edificio compartido, aunque la propiedad gestione los tornos, cada inquilino necesita su registro y su anfitrión.
Para casi todas las visitas bastan nombre, empresa, anfitrión y motivo; la matrícula (o placa), solo si se gestiona el aparcamiento. El documento —DNI, NIE o pasaporte— se pide solo donde el riesgo lo justifica (áreas restringidas, visitas fuera de horario) y se mira: se anota «documento verificado», sin copiarlo ni fotografiarlo.
En España, además, el DNI no se retiene. La Ley Orgánica 4/2015 (art. 9.1) establece que su titular no puede ser privado de él «ni siquiera temporalmente», y la Ley 5/2014 de Seguridad Privada (art. 32.1.b) permite a los vigilantes comprobar la identidad e impedir el paso, pero nunca quedarse con la documentación: el clásico «DNI a cambio de la tarjeta» no tiene cabida. Ante un técnico sin aviso, llama a su empresa a un número que ya tengas, nunca al de sus papeles.
Las listas de «personas no gratas» que ofrecen algunos proveedores requieren base jurídica, datos exactos y conservación breve; si incluyen infracciones penales, el artículo 10 del RGPD solo las admite cuando una ley lo autoriza. IRIGuest no tiene esta función. Y una tarjeta de visita no demuestra ninguna identidad: cualquiera puede imprimirla.
El aviso de privacidad tiene que estar a la vista en la entrada, y la base jurídica habitual es el interés legítimo, no el consentimiento, porque registrarse no es opcional: los detalles, en la guía sobre registro de visitantes y RGPD.
La credencial —gafete, en México— hace reconocible al visitante, pero solo controla algo si alguien la mira o un lector la comprueba. La elección depende menos del formato que del uso que le des.
| Credencial | Puntos fuertes | Límites | Cuándo usarla |
|---|---|---|---|
| Adhesivo o pase de un día | Barato, fecha impresa, nada que devolver | Se copia o se reutiliza; se despega | Oficinas de bajo riesgo, eventos |
| Credencial numerada con cordón | Visible, reutilizable, fácil de contar | Anónima si el número no se anota en la visita | La opción habitual en la mayoría de las pymes |
| Credencial con código QR | Un código une credencial y visita; el QR lleva solo un identificador | Sin lector ni persona que lo compruebe, no controla nada | Si un sistema lee el código; si no, vale como credencial numerada |
| Tarjeta temporal de proximidad | Abre solo las puertas de su perfil, en una franja horaria | Exige control de accesos físico; si no se desactiva, es una llave activa | Centros con tornos o lectores |
| QR o pase en el móvil | Nada físico; cómodo para el prerregistro | Invisible en un pasillo | Junto a una credencial visible |
| Solo acompañamiento | Nada que gestionar | Falla en cuanto el anfitrión se aleja | Oficinas muy pequeñas y despachos |
Lo que da valor a las credenciales es cuadrar cada día entregadas, devueltas y visitas cerradas; si una se pierde, se anula su número. Formatos e impresión, en la guía sobre la credencial de visitante; las credenciales numeradas con QR se preparan en el generador gratuito de credenciales. Con la versión Cloud de IRIGuest, la tablet lee el QR de la credencial a la entrada y a la salida.
Ante cada medida, tres preguntas: ¿qué impide?, ¿quién la comprueba? y ¿qué pasa cuando falla? Sin respuesta, es teatro de seguridad.
El riesgo más frecuente nace de la cortesía: alguien sujeta la puerta a quien viene detrás. Contramedidas: una sola entrada para visitantes, cierrapuertas que funcionen y una frase que todos puedan decir: «Disculpe, aquí cada uno pasa su tarjeta».
Un chaleco reflectante y una carpeta abren muchas puertas. Contramedidas: nadie pasa sin un anfitrión que confirme la visita; al técnico no anunciado se le verifica llamando a su empresa a un número que ya tengas; los mensajeros entregan en recepción.
Por costumbre o por prisa, el visitante acaba solo en un pasillo o en planta, sin información ni protección. Contramedidas: el anfitrión lo recoge y lo acompaña de vuelta, y preguntar «¿Puedo ayudarle?» a un desconocido se vuelve lo normal.
Casi todas las fotos son inocentes, pero basta una. Contramedidas: norma de fotos por zona, prototipos tapados y confidencialidad en las visitas sensibles. La Directiva (UE) 2016/943 solo protege un secreto empresarial si se tomaron medidas razonables para preservar su confidencialidad.
Una pantalla desbloqueada o una toma de red libre en una sala son una puerta abierta. Contramedidas: bloqueo de pantalla, wifi para invitados, tomas de red desactivadas en salas y zonas públicas y ninguna memoria USB ajena en los equipos.
Una credencial con fecha vale poco al día siguiente; una tarjeta de acceso sigue siendo una llave. Contramedidas: número en el registro, recuento diario y anulación. Las tarjetas se desactivan en el control de accesos, no en un registro de visitas.
Si encuentras dentro a alguien sin credencial ni anfitrión, pregúntale con amabilidad a quién viene a ver, acompáñalo a recepción y comprueba el registro; si se muestra evasivo, no lo enfrentes: avisa y averigua después cómo entró. Si la entrada no está atendida todo el día, mantén cerrada la puerta interior, con timbre o interfono, y organiza una recepción autoservicio para que cada visitante pueda registrarse sin nadie en el mostrador; como el registro no ve a quien no se registra, el anfitrión sigue saliendo a buscar a su visita.
Los visitantes no figuran en ninguna lista de personal ni conocen el punto de reunión, y los equipos de rescate necesitan saber si falta alguien. Las visitas abiertas —con entrada y sin salida— son la lista de presentes: con la versión gratuita de IRIGuest está en la tablet; con la versión Cloud se consulta también desde otro dispositivo.
La lista vale lo que vale la disciplina de salida: salida registrada donde se devuelve la credencial, anfitrión que acompaña hasta la puerta, revisión diaria de las visitas abiertas (llamando al anfitrión antes de cerrar ninguna a mano) y un único registro para todos los accesos. Con varias tablets, solo la versión Cloud reúne una lista común; en la gratuita, cada tablet tiene la suya. Y la lista no debe estar solo en recepción, que quizá esté evacuando: designa a quien la saca y a un sustituto; con la versión gratuita, eso significa llevarse la tablet cargada.
La ley no pide un aparato, sino pensar en los visitantes: la Directiva 89/391/CEE (art. 8.1) exige organizar la evacuación teniendo en cuenta a las demás personas presentes, y la Ley 31/1995 (art. 20), considerar la posible presencia de «personas ajenas» a la empresa. Una pregunta opcional como «¿Necesitará ayuda para evacuar?» es útil si no pide datos de salud. Si fallan la red o la batería: hojas individuales en una caja cerrada, nunca una página compartida.
En las plantas con transportistas, mantenimiento y varios accesos, la lista tiene que reunir los registros de todos ellos: es uno de los temas centrales de la gestión de visitantes en plantas industriales.
La pregunta correcta no es qué tecnología hay en el mercado, sino cuál es el riesgo de tu zona más sensible. En la mayoría de las pymes la respuesta tranquiliza: no necesitas un torno para tener el acceso bajo control.
| Tipo de empresa | Riesgo principal | Qué basta | Cuándo añadir tecnología |
|---|---|---|---|
| Oficina o despacho (5-30 personas) | Confidencialidad, privacidad de los visitantes | Registro, acompañamiento siempre, mesas despejadas | Casi nunca: como mucho, una cerradura en el archivo |
| Fábrica o almacén con un acceso | Seguridad en planta, recuento en la evacuación, robos | Registro con salida, credenciales numeradas, acompañamiento en planta | Una cerradura electrónica autónoma en la sala de servidores o en I+D |
| Varias sedes o accesos | No hay una visión única de quién está dentro | Las mismas reglas y un registro centralizado | Tarjetas temporales, si ya hay control de accesos físico |
| Áreas sensibles, ISO 27001 o NIS2 | Acceso no autorizado a sistemas e información | Zonas formales, documento verificado, acompañamiento siempre | Control de accesos físico en las zonas restringidas, con revisión de permisos; no sustituye al registro de visitas |
| Colegio o administración pública | Protección de menores; acceso a oficinas internas | Mostrador o secretaría abiertos al público; más allá, todo adulto ajeno se registra, lleva credencial y va acompañado | Cerradura o control electrónico en la sala de sistemas; para esa sala, el ENS (mp.if.2) pide identificar a quien entra y anotar entradas y salidas |
Un proyecto de tornos implica obra, equipos y mantenimiento; un buen proceso cuesta sobre todo atención. Plan para los primeros 30 días: zonas, categorías, regla del anfitrión, credenciales numeradas, revisión de salidas y prueba en el simulacro. Para comparar gastos, mira cuánto cuesta un software de registro de visitantes.
El registro de visitas es un tratamiento de datos personales. Base habitual: el interés legítimo (art. 6.1.f del RGPD), con ponderación documentada; datos mínimos (art. 5.1.c); información en el momento de recogerlos (art. 13), que puede darse por capas; plazo según la finalidad (art. 5.1.e). Lo normal es que un tratamiento diario como este figure en el registro de actividades de tratamiento, también en una pyme, porque la excepción del art. 30.5 no cubre los tratamientos que no son ocasionales (una reforma europea podría ampliarla). Limita el acceso al historial y a las exportaciones CSV de la versión gratuita a quien de verdad los necesite.
Las cámaras de la entrada son otro tratamiento. El artículo 22 de la LOPDGDD exige un cartel visible y suprimir las imágenes en un mes como máximo, salvo que acrediten un incidente; el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD, Directrices 3/2019) pide el aviso antes de la zona vigilada. Nunca enfoques la tablet de registro. Si se graba también a la plantilla, rige el artículo 89: información previa a los trabajadores y a sus representantes.
La biometría (huella, rostro) es un dato de categoría especial (art. 9 del RGPD), y el CEPD pide ofrecer siempre una alternativa no biométrica para entrar en un edificio. La guía de la AEPD sobre control de presencia biométrico (2023, en revisión) la califica de alto riesgo y, si hay una alternativa equivalente como una tarjeta, no la considera necesaria. La firma en pantalla de IRIGuest es una imagen, no una firma biométrica.
El plazo de conservación depende de la finalidad y debe figurar en el aviso de privacidad; los criterios para fijarlo están en la guía sobre cuánto conservar el registro de visitas. Con la versión Cloud de IRIGuest, los datos se eliminan automáticamente al vencer el plazo que fijes; con la gratuita, la eliminación es manual.
Las normas europeas son neutrales respecto a la tecnología: piden medidas adecuadas, proporcionadas y demostrables. Ninguna impone un torno, y no hay una obligación europea general de llevar un registro de visitantes.
| Norma | Qué pide sobre el acceso físico | A quién se aplica |
|---|---|---|
| RGPD y LOPDGDD | Datos mínimos, información, plazos y seguridad; cartel y un mes como máximo en videovigilancia | Toda empresa que registre visitantes o grabe la entrada |
| Directiva (UE) 2022/2555 (NIS2) | Gestión de riesgos con enfoque basado en todos los peligros, entorno físico incluido; políticas de control de acceso (art. 21.2.i) | Entidades medianas y grandes de los anexos I y II; en España, pendiente de transposición |
| Reglamento de Ejecución (UE) 2024/2690 | Perímetros, controles de entrada y vigilancia (punto 13.3); visitantes incluidos en las políticas de acceso (punto 11.1.2) | Solo ciertos proveedores digitales, como nube, centros de datos, DNS, CDN, servicios gestionados, mercados en línea o servicios de confianza |
| ENS (Real Decreto 311/2022) | Áreas con acceso controlado (mp.if.1) e identificación de quien entra, con entradas y salidas (mp.if.2), en locales con equipamiento esencial | Sector público español y sus contratistas, en los sistemas con los que le prestan servicios |
| ISO/IEC 27001:2022 | Controles físicos 7.1 a 7.4 del anexo A (7.2, entrada física), elegidos según el riesgo; ninguna tecnología prescrita | Empresas certificadas o en vías de serlo |
| Ley 31/1995 (PRL) | Emergencias que tengan en cuenta a personas ajenas (art. 20); coordinación con empresas externas (art. 24 y Real Decreto 171/2004) | Todo empleador en España |
Situación a octubre de 2026. La NIS2 afecta a entidades medianas y grandes de los anexos I y II, incluidos algunos sectores industriales (productos sanitarios y las divisiones NACE C26-C30: electrónica, material eléctrico, maquinaria y material de transporte), la química y la industria alimentaria (producción industrial y distribución mayorista); las micro y pequeñas empresas quedan, en general, fuera. En España la ley de transposición todavía no se ha aprobado, y el 8 de julio de 2026 la Comisión Europea llevó a España ante el Tribunal de Justicia de la UE.
Un registro ayuda a documentar quién entró, a ver a quién y cuándo salió, pero no hace que una empresa «cumpla» la normativa. Esta página es informativa, no asesoramiento jurídico; sobre la obligación en sí, consulta si el registro de visitas es obligatorio.
Para los primeros 30 días, sin obras ni grandes compras: diez comprobaciones con un plano, una tablet y una reunión con recepción.
Para ver cómo lo vive un visitante, puedes probar online el registro de visitantes en el navegador, sin instalar nada.
IRIGuest se ocupa del registro, no de las puertas: en un iPad o una tablet Android gestiona entrada y salida en cinco idiomas, firma en pantalla y preguntas y consentimientos personalizables (número de credencial, zona visitada, normas del centro, confidencialidad, prohibición de fotos), con las visitas abiertas como lista de presentes. La versión gratuita funciona sin conexión y sin límite de tiempo; cada tablet es un registro independiente que exporta en CSV. La versión Cloud avisa al anfitrión, añade el prerregistro con QR, reúne tablets, accesos y sedes en un historial único, muestra los presentes desde otro dispositivo y lee con IA la tarjeta de visita, sin fotografiar al visitante ni comprobar su identidad.
Con la versión Cloud, todas las tablets alimentan un único registro, con aviso al anfitrión, lectura del QR de las credenciales y lista de presentes desde otro dispositivo. Desde 50 €/mes + IVA, o 540 €/año + IVA.
Lo que no hace, dicho claro: por sí solo no acciona puertas, tornos, barreras ni cancelas (si ya tienes un control de accesos, la versión Cloud puede integrarse con él vía API mediante un proyecto específico); no verifica documentos; no fotografía a los visitantes; no usa biometría; no imprime credenciales desde la tablet (se preparan con el generador gratuito). Trabaja junto a un control de accesos físico, no en su lugar; ayuda a documentar, pero no hace que una empresa «cumpla» la normativa. Más detalles en la página sobre la app de recepción de visitantes.
Fuentes oficiales; situación verificada a octubre de 2026. Esta página es informativa y no constituye asesoramiento jurídico.
Es el conjunto de decisiones y comprobaciones con las que una empresa establece quién entra desde fuera, quién lo autoriza, adónde puede ir y si ya ha salido. Se apoya en un anfitrión, un registro, una credencial y zonas claras. Un software de gestión de visitantes como IRIGuest cubre el registro, no las puertas.
El control de visitas —o control de visitantes— se ocupa de las personas de fuera: quién es, a quién viene a ver y si ya se ha ido. El control de accesos físico decide qué tarjeta abre qué puerta. Se complementan: el primero no detiene a nadie y el segundo no sabe quién lleva la tarjeta; por eso el visitante se registra siempre y recibe una tarjeta solo si debe cruzar puertas controladas.
No. La Ley Orgánica 4/2015 establece que nadie puede ser privado de su DNI, ni siquiera temporalmente, y la Ley 5/2014 tampoco permite a los vigilantes de seguridad retener documentos. Si la identificación está justificada, se mira el documento, se anota la comprobación sin fotocopiarlo y se devuelve en el acto.
No en todas partes: el acompañamiento de visitantes depende de la zona. En recepción puede esperar solo, con la credencial visible; en oficinas, producción y almacén se le acompaña hasta la salida, baño incluido; en las áreas restringidas entra solo con el visto bueno del responsable y siempre acompañado. Lo importante es que la regla esté escrita.
En la mayoría de las pymes, no. Entrada única, un anfitrión designado para cada visita, registro con entrada y salida, credenciales numeradas y acompañamiento dan un control real y verificable. La tecnología se justifica por zonas: mejor una cerradura electrónica en la sala de servidores que un torno en la entrada.
Solo si tu empresa está en su ámbito: entidades medianas y grandes de los sectores de los anexos I y II; las micro y pequeñas empresas quedan, en general, fuera. A esas entidades la NIS2 les pide medidas proporcionadas al riesgo, también físicas, pero no menciona tornos ni registros de visitantes. En España, a octubre de 2026, la ley de transposición no se ha aprobado. Aun así, un cliente sujeto a la NIS2 puede preguntarte cómo controlas las visitas.
Para visitantes casi nunca resulta proporcionado. Son datos biométricos, de categoría especial; la AEPD los considera de alto riesgo y advierte de que, si existe una alternativa equivalente como una tarjeta, no superan el juicio de necesidad. Una credencial y un acompañante consiguen lo mismo sin crear plantillas biométricas.
Sí. En España, el artículo 22 de la LOPDGDD exige un cartel visible con el responsable y la forma de ejercer los derechos, y suprimir las imágenes en un mes como máximo, salvo que acrediten un incidente. El cartel debe verse antes de entrar en la zona grabada.
Si es una credencial visual con número y fecha, el registro dice a qué visita pertenecía: se contacta con el anfitrión y se anula el número. Si es una tarjeta que abre puertas, hay que desactivarla enseguida en el sistema de control de accesos, porque sigue siendo una llave.
El anfitrión, nunca la recepción por su cuenta. Quien llega sin aviso espera mientras se llama a la persona que dice venir a ver; si no responde, decide un sustituto designado o la visita se aplaza. Si la visita se acepta, sigue las mismas reglas que las demás: registro, credencial y acompañamiento.
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