Software de registro de visitantes

Software de registro de visitantes para empresas

Sustituye hojas de firma, Excel improvisados y procesos lentos por un check-in claro, moderno y fácil de probar.

IRIGuest ayuda a recepción, RR. HH., facility e IT a digitalizar el registro de visitantes sin un proyecto complicado. Empieza con la app gratuita y pasa a Cloud cuando necesites gestión centralizada. Para una visión más amplia, echa un vistazo a nuestro software de gestión de visitantes.

Probar online Descargar gratis Solicitar demo

Versión gratuita disponible iPad / Android tablet Cloud

Software de registro de visitantes IRIGuest

Para quién

Pensado para empresas que aún usan papel o Excel

Empresas que aún usan papel o archivos Excel.
Recepciones con clientes, técnicos, contratistas y proveedores.
Responsables internos que quieren proponer una solución sencilla a dirección.

Por qué funciona

Qué cambia frente al papel y Excel

Menos esperas y menos errores de datos.
Una primera impresión más profesional.
Adopción con poco riesgo gracias a la versión gratuita.

Cómo empezar

Empieza gratis y pasa a una gestión más completa cuando lo necesites

Para el mercado español conviene destacar rapidez, trato profesional al visitante, sencillez de adopción y reducción del riesgo RGPD.

Prueba online o instala la app gratuita en una tablet.
Valida el flujo con recepción, RR. HH., facility o IT.
Pasa a Cloud cuando necesites varios dispositivos, histórico web o varios accesos.

Qué se registra

Qué se registra en cada visita

Un software de registro de visitantes hace repetible lo que en papel sale distinto cada vez: qué datos recoges, en qué orden y con qué consentimiento.

Quién es el visitante

Nombre y apellidos, empresa de procedencia y, si hace falta, un dato de contacto.
Los campos son configurables: pides solo lo que vas a usar de verdad, sin campos «por si acaso».
El visitante escribe él mismo en la tablet, con teclado grande y los campos obligatorios bien señalados.

Por qué está aquí

Motivo de la visita y persona o departamento que la espera.
Es el campo que hace útil el histórico: seis meses después sabes no solo quién entró, sino a ver a quién.
En la versión Cloud la persona esperada recibe un aviso automático al llegar.

Entrada y salida

La hora de entrada se registra automáticamente en el check-in.
La salida explícita al terminar la visita es la parte que el registro en papel pierde casi siempre.
Solo con las dos sabes quién está realmente dentro en un momento dado.

Consentimiento y firma

El texto de la información de privacidad es personalizable y la firma se recoge en pantalla.
Cómo tratar los datos sigue siendo decisión tuya: la guía sobre registro de visitantes y RGPD explica cómo plantearlo.
Cada firma queda asociada al registro al que corresponde.

Tres formas de registrar

Autorregistro, recepción asistida o preregistro

No todas las empresas registran igual. El flujo adecuado depende de quién atiende la entrada y de cuántas personas llegan a la vez.

Autorregistro en la tablet

La tablet se queda en recepción y el visitante se registra solo, en uno de los cinco idiomas disponibles. Es la modalidad más habitual donde el mostrador no siempre está atendido: nadie tiene que interrumpir su trabajo para hacer firmar un formulario.

Registro asistido

Quien está en recepción rellena por el visitante mientras lo recibe. Útil cuando el visitante tiene las manos ocupadas, no habla el idioma o es un repartidor de paso: el registro sigue siendo ordenado incluso con prisa.

Preregistro con código QR

En la versión avanzada en Cloud puedes preparar la visita por adelantado: el invitado llega con un código QR y completa el check-in en segundos. Pensado para reuniones programadas y grupos que llegan juntos.

Desde una tarjeta de visita

También en la versión Cloud, la cámara lee la tarjeta y rellena los campos con inteligencia artificial. Nació para ferias y eventos, donde el tiempo para registrar es el de un apretón de manos — la misma lógica del registro de visitantes en feria.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre el registro de visitantes

Lo que más preguntan las empresas antes de digitalizar las entradas.

¿Qué diferencia hay entre registro y gestión de visitantes?

El registro es el momento del check-in: datos, consentimiento y firma. La gestión es todo el proceso alrededor — avisos, histórico, varios accesos, informes. Si buscas lo segundo, la página adecuada es la de software de gestión de visitantes.

¿Cuánto se tarda en registrar a un visitante?

Con los campos esenciales se queda por debajo del minuto, firma incluida. La variable real no es el software sino cuántas preguntas decides hacer: cada campo de más se paga en tiempo en el mostrador.

¿Hace falta conexión a Internet?

No para la versión gratuita, que funciona totalmente sin conexión en la tablet: está pensada para accesos donde la red no llega. La versión avanzada está en Cloud y sí necesita conexión, porque centraliza varios dispositivos.

¿Puedo decidir qué datos se piden?

Sí, las preguntas del registro son configurables en ambas versiones. Es además la decisión más importante: menos campos significan registros más rápidos y menos datos que proteger y conservar.

¿Los visitantes extranjeros pueden registrarse solos?

Sí: la interfaz está en español, inglés, italiano, francés y alemán, y el idioma lo elige el visitante en la primera pantalla. Por eso el autorregistro funciona también con transportistas y técnicos de fuera.

¿Qué pasa si un visitante no hace el check-out?

La visita queda abierta y se ve. Es información útil: si al final del día quedan registros sin salida, sabes dónde corregir el procedimiento. En papel, el mismo problema sencillamente no se aprecia.

¿Puedo exportar los datos recogidos?

La versión gratuita exporta a CSV, así que los datos siguen siendo tuyos y reutilizables en Excel. La versión Cloud añade un informe centralizado que reúne todos los dispositivos y accesos en una sola vista.

¿Cuánto cuesta un software de registro de visitantes?

La versión base de IRIGuest es gratuita y sin límite de tiempo. Para entender cómo se forman los precios del mercado y qué influye de verdad en el coste, los criterios están en la guía sobre cuánto cuesta un software de registro de visitantes.

Solicitar demo

¿Quieres saber si IRIGuest encaja con tu empresa?

Cuéntanos tus accesos, sedes o necesidades de privacidad. Te responderemos con una orientación práctica y, si sirve, una breve demo Cloud.

Necesidades relacionadas

Quien busca registrar visitantes suele valorar también estos escenarios.

Versión gratuita IRIGuest