Registro de visitantes y RGPD: cómo gestionar mejor los accesos a la empresa

Qué contiene el registro

La identidad del visitante, su empresa, la persona a la que visita, sus horarios y su firma: información que identifica a una persona y describe sus movimientos. Por eso el registro de visitantes entra de lleno en el ámbito del RGPD.

Qué implica para la empresa

Quien gestiona los accesos debería saber qué datos recoge, por qué, dónde se guardan y quién puede verlos. Un proceso definido evita que el registro se convierta en un archivo improvisado, difícil de defender en una auditoría. Para saber cuándo registrar visitas puede ser además una obligación, consulta la guía sobre el registro de visitas obligatorio.

Datos generalmente útiles

• Nombre y apellidos del visitante.
• Empresa u organización de procedencia.
• Persona de contacto interna o persona visitada.
• Hora de entrada y de salida.
• Firma o confirmación de lectura del texto informativo, si el proceso lo prevé.

Campos que conviene evitar

• Documentos de identidad completos, cuando basta una identificación más ligera.
• Datos de contacto innecesarios para la visita (email o teléfono personales).
• Información sensible o notas libres sobre el visitante.
• Campos «por si acaso» que nadie consultará: cada dato extra es un dato que proteger.

Finalidades típicas del registro

• Seguridad de la empresa y control de accesos.
• Organización de la recepción y de los flujos de visitantes.
• Protección del patrimonio de la empresa y de la información confidencial.
• Procedimientos internos, por ejemplo listas de emergencia o evacuación.

Cada finalidad debería declararse con claridad: es el punto de partida para decidir qué datos recoger y cuánto tiempo conservarlos.

Qué debería saber el visitante

• Quién trata sus datos (el responsable del tratamiento).
• Por qué se recogen y sobre qué base.
• Cuánto tiempo se conservarán.
• A quién pueden comunicarse.
• Qué derechos puede ejercer y cómo.

Sin plazo único

Un registro conservado «para siempre» es difícil de justificar; una eliminación periódica y documentada es mucho más sostenible. Lo tratamos en detalle en la guía sobre la conservación del registro de visitas.

Un enfoque ordenado

• Definir un periodo de conservación coherente con la finalidad declarada.
• Aplicarlo siempre igual, en todas las sedes.
• Documentar el criterio elegido, para poder explicarlo en una revisión.

En recepción

• Dejar el registro en papel abierto y visible en el mostrador.
• Recoger más datos de los necesarios, «ya que estamos».
• No declarar una finalidad clara para la recogida.
• No mostrar al visitante ningún texto informativo.

En la organización

• Conservar los datos durante años sin un criterio definido.
• Usar archivos Excel compartidos sin permisos ni reglas.
• No distinguir visitantes, proveedores, consultores y personal externo.
• Gestionar cada sede con un proceso distinto.

En el día a día

• El registro de visitantes se digitaliza: ni cuadernos a la vista ni archivos improvisados.
• Preguntas de registro personalizables: recoge solo los campos que necesitas.
• Textos informativos y consentimientos mostrados al visitante, con firma en pantalla.
• Puedes empezar con la versión gratuita en iPad o tablet Android.

Para varias sedes o accesos

• La versión Cloud centraliza datos, histórico y configuración.
• Informes y consulta del histórico más sencillos para recepción y administración.
• Credenciales con código QR para proveedores y visitantes recurrentes.
• El mismo proceso de registro en todas las sedes y accesos.