1. Sie aktivieren den Messemodus
Das Tablet am Stand zeigt den Erfassungsbildschirm mit Logo und Farben Ihres Unternehmens: dieselbe gestalterische Sorgfalt wie am Empfang, mitgenommen auf die Messe.
Messemodus
Standbesucher schnell mit dem Messemodus erfassen
Auf einer Messe zählt jede Sekunde: Ein Besucher bleibt kurz am Stand stehen, stellt eine Frage, hinterlässt seine Daten und geht weiter. Genau für diesen Moment ist der Messemodus von IRIGuest Cloud gemacht — eine schnelle, auf das Wesentliche reduzierte Besuchererfassung, ohne Check-out und ohne Schritte, die für einen anderen Kontext gedacht sind.
Kurz gesagt
Der Messemodus ist der Modus von IRIGuest Cloud für Messestände: nur Check-in und Erfassung der wichtigsten Daten, kein Check-out. Jeder Besucher, der am Stand stehen bleibt, wird zu einem registrierten, ordentlichen Kontakt, der nach der Messe abrufbar ist.
Er ist Teil der Cloud-Version von IRIGuest und ergänzt den Firmenmodus, der für die Besucherverwaltung am eigenen Standort gedacht ist.
Wer schon einmal einen Messestand betreut hat, kennt das: Kontakte landen auf losen Zetteln, Visitenkarten werden in die Tasche gesteckt, eine Excel-Datei wird am Montag danach hastig ausgefüllt. Ein Teil geht verloren, ein anderer kommt unvollständig an, und das Follow-up startet zu spät — genau dann, wenn das Interesse des Besuchers noch frisch wäre.
Diese Seite erklärt, wie der Messemodus funktioniert, worin er sich vom Firmenmodus unterscheidet und warum er die Arbeit des Vertriebsteams vor und nach der Messe deutlich strukturierter macht.
Warum ein eigener Modus für Messen
Am eigenen Standort ist die Erfassung eines Besuchers Teil eines echten Besuchs: Die Person kommt an, wird empfangen, tritt ein und geht am Ende des Besuchs wieder. Es ist sinnvoll, Ein- und Ausgang zu erfassen, den internen Ansprechpartner zu benachrichtigen und einen Zugangsverlauf zu führen. Genau dafür ist der Firmenmodus von IRIGuest gemacht.
Auf einer Messe läuft es anders. Der Besucher betritt nicht Ihr Unternehmen: Er bleibt ein paar Minuten am Stand stehen, stellt eine Frage und geht weiter. Es gibt keinen Ausgang zu erfassen — es gibt einen Kontakt, den man nicht verlieren möchte. Und da es an Messeständen zu Stoßzeiten hektisch und schnell zugeht, ist jeder zusätzliche Schritt in der Erfassung Reibung, die Besucher abschreckt oder das Standpersonal Zeit kostet.
Deshalb reduziert der Messemodus den Ablauf auf das Wesentliche: nur Check-in und Datenerfassung, damit die Registrierung wenige Sekunden dauert und die Daten ordentlich und einheitlich ankommen, bereit zur Auswertung nach der Messe.
So funktioniert der Messemodus
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten. Auf dem Tablet am Stand — iPad oder Android — aktiviert der Bediener den Messemodus, und ab diesem Moment ist das Gerät bereit, Besucher nacheinander zu erfassen.
2. Der Besucher registriert sich
Wer am Stand stehen bleibt, gibt seine Daten in wenigen Schritten ein. Nur Check-in: kein Ausgang zu erfassen, kein überflüssiger Schritt.
3. Sie erfassen die Daten, die Sie brauchen
Die Fragen der Registrierung lassen sich an Ihren Prozess anpassen: von den Kontaktdaten bis zum geäußerten Interesse des Besuchers.
4. Die Kontakte bleiben abrufbar
Die Erfassungen fließen in die Cloud-Umgebung: Nach der Messe findet das Vertriebsteam ordentliche, vollständige Kontakte, bereit fürs Follow-up.
Kein Hinterherjagen von Zetteln, kein Abtippen von Visitenkarten: Die Messe endet, die Kontakte bleiben. Und wenn mehrere Personen am Stand Daten erfassen, bleibt der Ablauf für alle gleich.
Welche Daten am Stand erfassen
Eine für alle gültige Liste gibt es nicht: Welche Daten erfasst werden, hängt davon ab, was das Vertriebsteam nach der Messe damit tun soll. Die Fragen der Registrierung sind anpassbar, Sie können also nur das abfragen, was wirklich zählt — weniger Felder bedeuten schnellere, vollständigere Registrierungen. Einige typische Beispiele:
| Angabe | Wofür sie dient | Wie typisch |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Die Basis jedes Kontakts: wissen, wer am Stand stehen geblieben ist | Wesentlich |
| Unternehmen | Den Kontakt qualifizieren und das Follow-up vorbereiten | Wesentlich |
| E-Mail oder Telefon | Der Kanal, um den Besucher nach der Messe zu erreichen | Wesentlich |
| Funktion/Rolle | Verstehen, ob mit Entscheider, Anwender oder Prüfer gesprochen wird | Häufig |
| Interesse oder gewünschtes Produkt | Kontakte priorisieren und Follow-up gezielt gestalten | Häufig |
| Vertriebsnotizen | Das Detail, an das sich eine Woche später niemand mehr erinnert | Häufig |
| Einwilligung oder Hinweis | Falls im Unternehmensprozess vorgesehen, direkt bei der Registrierung erfasst | Im Einzelfall prüfen |
Die Felder schon vor der Messe festzulegen, hat auch einen organisatorischen Vorteil: Alle Personen am Stand erfassen dieselben Informationen im selben Format. Keine unleserliche Handschrift, keine vergessenen Felder mehr.
Firmenmodus und Messemodus im Vergleich
Die beiden Modi stehen nicht in Konkurrenz zueinander: Sie decken zwei unterschiedliche Momente im Unternehmensalltag ab. Der Firmenmodus verwaltet Besuche am Standort — der vollständige Ablauf wird im Leitfaden so funktioniert die Besucherregistrierung beschrieben — während der Messemodus für den Stand gedacht ist.
| Aspekt | Firmenmodus | Messemodus |
|---|---|---|
| Kontext | Empfang, Standorte, Büros, Produktionsstätten | Messestand |
| Ziel | Besucher empfangen und Zutritt erfassen | Standbesuch in einen registrierten Kontakt verwandeln |
| Ablauf | Vollständig: Empfang, Aufenthalt, Ausgang | Wesentlich: erfassen und weiter |
| Check-in | Ja | Ja |
| Check-out | Ja, um zu wissen, wer vor Ort ist | Nein: kein Ausgang zu erfassen |
| Besuchertyp | Gäste, Lieferanten, Techniker, Berater | Standbesucher, potenzielle Kunden |
| Geschwindigkeit | Angemessen für einen Besuch vor Ort | Priorität: wenige Sekunden pro Registrierung |
| Hauptnutzen | Verwaltung und Nachverfolgbarkeit der Firmenbesucher | Geordnete Erfassung der Messekontakte |
Gleiche Plattform, gleiche Sorgfalt, zwei unterschiedliche Werkzeuge: Wer IRIGuest am Empfang nutzt, findet auf der Messe dieselbe Umgebung und dieselbe Arbeitsweise vor — ohne Neues lernen zu müssen.
Warum er dem Vertriebsteam nützt
Eine Messe ist eine bedeutende Investition: Standtage, Materialien, Reisen. Der Ertrag hängt fast immer von einer Sache ab — was mit den am Stand erfassten Kontakten passiert. Genau hier macht der Messemodus den Unterschied:
Kein Kontakt geht verloren
Jeder erfasste Besucher ist sicher in der Cloud-Umgebung gespeichert: keine losen Zettel, keine verlorenen Visitenkarten, keine tagelang später aus dem Gedächtnis ausgefüllte Excel-Tabelle.
Einheitliche Erfassung
Alle Personen am Stand erfassen dieselben Daten in denselben Feldern. Die Kontakte kommen vollständig und vergleichbar an, unabhängig davon, wer sie erfasst hat.
Geordnete, durchsuchbare Kontakte
Nach der Messe muss nichts rekonstruiert werden: Die Kontakte sind bereits organisiert und durchsuchbar, bereit für eine entspannte Durchsicht.
Schnelleres Follow-up
Die Kontaktaufnahme kann sofort starten, während das Interesse des Besuchers noch frisch ist — nicht erst Wochen später, nach abgeschlossener Abschrift.
Klarere Prioritäten
Geäußertes Interesse und Vertriebsnotizen helfen, wirklich interessierte Besucher von reinen Höflichkeitsbesuchen zu unterscheiden.
Weniger Arbeit nach der Messe
Keine Abende mehr mit dem Abtippen von Daten: Die Zeit des Teams fließt dorthin zurück, wo sie Wert schafft — in Gespräche mit potenziellen Kunden.
Kein Wunderversprechen: Der Messemodus verkauft nicht an Ihrer Stelle. Er liefert Ihnen aber den Rohstoff der Vertriebsarbeit — vollständige, geordnete, frische Kontakte — genau in dem Moment, in dem sie am meisten wert sind.
Wann der Messemodus sinnvoll ist
Der Messemodus zeigt seine Stärke in allen Situationen, in denen ein Besucher „vorbeikommt" und das Ziel ist, den Kontakt schnell und geordnet zu erfassen:
- Fachmessen, bei denen ein Stand täglich Dutzende oder Hunderte Besuche erhält;
- Firmenstände auf Veranstaltungen und Ausstellungen;
- Vertriebliche Tage der offenen Tür mit schneller Kontakterfassung;
- Produktvorführungen am Stand, um zu erfassen, wer dabei war und was gefragt wurde;
- Aktionstage und Veranstaltungen, bei denen kein Ausgang zu erfassen ist.
Die Entscheidung läuft im Kern auf eine einfache Frage hinaus: Müssen Sie wissen, wer gerade vor Ort ist, oder müssen Sie Kontakte erfassen? Im ersten Fall ist der Firmenmodus richtig, im zweiten der Messemodus.
Warum Excel nicht ausreicht
Eine Excel-Tabelle — oder der klassische Notizblock für Visitenkarten — kann in einfachen Situationen ausreichen: ein kleiner Stand, wenige Besuche, eine einzige Person, die die Daten erfasst. Das ist fair zu sagen, und für die Entscheidung am Firmenstandort gilt dieselbe Überlegung wie in unserem Leitfaden Besucherbuch, Excel oder digital.
Auf einer Messe sind die Bedingungen jedoch fast immer denkbar ungünstig für einen manuellen Prozess: Stoßzeiten mit mehreren wartenden Besuchern, mehrere Kollegen, die jeweils auf eigene Art Daten erfassen, ein überfüllter Tresen, an dem Schreiben unpraktisch ist. Das typische Ergebnis zeigt sich nach der Messe:
Wann Excel ausreichen kann
- Sehr kleiner Stand mit wenigen Besuchen pro Tag
- Eine einzige Person erfasst die Kontakte
- Kein Bedarf an schnellem oder systematischem Follow-up
Was auf einer Messe oft passiert
- Jeder Kollege erfasst unterschiedliche Daten in unterschiedlichen Formaten
- Unvollständige Felder: Telefonnummer fehlt, Unternehmen fehlt, es fehlt fast alles
- Visitenkarten gehen zwischen Material und Kartons verloren
- Abschrift am Ende der Messe, mit Fehlern und tagelanger Verzögerung
- Follow-up startet zu spät, wenn das Interesse bereits abgekühlt ist
Ein für den Stand konzipierter digitaler Prozess macht alles geordneter: gleiche Felder für alle, vollständige Daten auf Anhieb, keine Abschrift. Den Unterschied macht nicht die Technologie an sich, sondern dass der Prozess für den Messekontext entwickelt wurde.
Verfügbar in der Cloud-Version
Der Messemodus ist in der Cloud-Version von IRIGuest verfügbar. Das ist keine willkürliche Einschränkung: Genau die Cloud-Umgebung macht den Modus nützlich. Die am Stand erfassten Kontakte bleiben nicht im Tablet eingeschlossen — sie fließen in eine zentralisierte Umgebung, die das Unternehmen einsehen kann, während die Messe noch läuft. Und es ist die Flexibilität der Cloud, die den Einsatz außerhalb des eigenen Standorts natürlich macht, überall dort, wo ein Stand betreut werden muss.
Messemodus, inklusive in IRIGuest Cloud
Die Cloud-Version umfasst die zentralisierte Datenverwaltung, den Einsatz auf mehreren Geräten, durchsuchbare Berichte und — mit dem Messemodus — die schnelle Besuchererfassung am Stand.
Wenn Sie sich fragen, was das kostet: Unser Leitfaden was Besucherverwaltungssoftware kostet erklärt transparent die Preisfaktoren und den Einstiegspreis der Cloud-Version.
Häufige Fragen zum Messemodus
Wofür ist der Messemodus von IRIGuest gedacht?
Er dient dazu, Besucher eines Messestands schnell zu erfassen und dabei die wichtigsten Daten zu sammeln, ohne einen Check-out zu verwalten. Jeder Besucher, der am Stand stehen bleibt, wird zu einem registrierten, ordentlichen und nach der Messe abrufbaren Kontakt.
Sieht der Messemodus einen Check-out vor?
Nein. Anders als der Firmenmodus umfasst der Messemodus nur Check-in und die Erfassung der Besucherdaten: Auf einer Messe gibt es keinen Ausgang zu erfassen, sondern nur einen Kontakt, den man nicht verlieren möchte.
Ist der Messemodus auch in der kostenlosen Version verfügbar?
Nein. Der Messemodus ist in der Cloud-Version von IRIGuest verfügbar, denn erst die Cloud-Umgebung macht die am Stand erfassten Kontakte zentralisiert und abrufbar. Unser Vergleich kostenlose und Cloud-Version fasst alle Unterschiede zusammen.
Kann ich den Messemodus für Firmenveranstaltungen nutzen?
Das hängt von der Art der Veranstaltung ab. Bei Veranstaltungen mit Einladungen sowie Ein- und Ausgängen, die erfasst werden müssen, eignet sich meist der Standardmodus von IRIGuest besser. Für einen Messestand — oder ähnliche Situationen, in denen Kontakte schnell erfasst werden müssen — ist der Messemodus die richtige Wahl.
Welche Daten kann ich von einem Besucher auf der Messe erfassen?
Das hängt vom eigenen Prozess ab: Die Fragen der Registrierung sind anpassbar. Meist nützlich sind Name, Unternehmen, Funktion, eine Kontaktmöglichkeit und das geäußerte Interesse. Die Erfassung muss stets mit den Datenschutzverfahren des Unternehmens und den vorgesehenen Hinweisen übereinstimmen.
Warum IRIGuest statt Excel auf der Messe nutzen?
Weil es auch in Stoßzeiten eine einheitliche und geordnete Datenerfassung sicherstellt, das Risiko verringert, Kontakte zwischen Zetteln und Visitenkarten zu verlieren, und die Abschrift am Ende der Messe überflüssig macht: Das Vertriebs-Follow-up kann sofort starten, während das Interesse noch frisch ist.
Die nächste Messe, ohne verlorene Kontakte
Wenn Sie auf Messen ausstellen und die Kontakte vom Stand geordneter erfassen möchten, ist der Messemodus von IRIGuest Cloud genau dafür gemacht.