Logiciel d'enregistrement visiteurs

Logiciel d'enregistrement des visiteurs pour entreprises

Remplacez les registres papier et les fichiers improvisés par un parcours d'accueil plus clair, plus moderne et facile à tester.

IRIGuest aide les équipes accueil, RH, services généraux et IT à digitaliser l'enregistrement des visiteurs sans projet lourd. La version gratuite permet de commencer sur tablette, puis le Cloud apporte une gestion centralisée. Pour une vue d'ensemble, découvrez notre logiciel de gestion des visiteurs.

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Version gratuite disponible iPad / Android tablet Cloud

Logiciel d'enregistrement visiteurs IRIGuest

Pour qui

Pensé pour les équipes encore sur papier ou Excel

Entreprises qui utilisent encore un registre papier ou Excel.
Accueils recevant clients, techniciens, prestataires et fournisseurs.
Référents internes qui veulent proposer une solution rassurante à la direction.

Ce que cela apporte

Ce qui change par rapport au papier et à Excel

Moins d'attente et moins de ressaisie manuelle.
Une image d'accueil plus professionnelle.
Un démarrage sans risque grâce à la version gratuite.

Comment démarrer

Commencer gratuitement, puis structurer la gestion quand le besoin est confirmé

Pour le marché francophone, le message doit rassurer sur l'image d'accueil, la simplicité opérationnelle et la conformité RGPD.

Testez en ligne ou installez l'application gratuite sur tablette.
Validez le parcours avec l'accueil, les RH, les services généraux ou l'IT.
Passez au Cloud pour plusieurs appareils, plusieurs accès ou un historique web.

Ce qui est enregistré

Ce qui est enregistré à chaque visite

Un logiciel d’enregistrement des visiteurs rend reproductible ce que le papier fait différemment à chaque fois : quelles données vous collectez, dans quel ordre et avec quel consentement.

Qui est le visiteur

Nom et prénom, entreprise d’origine et, si nécessaire, une coordonnée.
Les champs sont paramétrables : vous ne demandez que ce qui vous sert vraiment, sans champs « au cas où ».
Le visiteur saisit lui-même sur la tablette, avec un clavier large et des champs obligatoires bien signalés.

Pourquoi il est là

Motif de la visite et personne ou service qui l’attend.
C’est le champ qui rend l’historique exploitable : six mois plus tard, vous savez non seulement qui est entré, mais chez qui.
Dans la version Cloud, la personne attendue reçoit une notification automatique à l’arrivée.

Entrée et sortie

L’heure d’arrivée est enregistrée automatiquement au check-in.
La sortie explicite en fin de visite est la partie que le registre papier perd presque toujours.
Avec les deux, vous savez qui est réellement présent à un moment donné.

Consentement et signature

Le texte de la mention d’information est personnalisable et la signature se recueille à l’écran.
La manière de traiter les données reste votre décision : le guide sur le registre des visiteurs et le RGPD explique comment la cadrer.
Chaque signature reste rattachée à l’enregistrement auquel elle se rapporte.

Trois façons de faire

Auto-enregistrement, accueil assisté ou préenregistrement

Toutes les entreprises n’enregistrent pas de la même manière. Le bon parcours dépend de qui tient l’accueil et du nombre de personnes qui arrivent en même temps.

Auto-enregistrement sur tablette

La tablette reste à l’accueil et le visiteur s’enregistre seul, dans l’une des cinq langues disponibles. C’est le mode le plus courant là où le comptoir n’est pas toujours tenu : personne n’a à interrompre son travail pour faire signer un formulaire.

Enregistrement assisté

La personne à l’accueil saisit pour le visiteur pendant qu’elle l’accueille. Utile quand le visiteur a les mains prises, ne parle pas la langue ou n’est qu’un livreur de passage : l’enregistrement reste propre même dans la précipitation.

Préenregistrement par QR Code

Dans la version avancée en Cloud, vous préparez la visite à l’avance : l’invité arrive avec un QR Code et termine le check-in en quelques secondes. Conçu pour les rendez-vous planifiés et les groupes qui arrivent ensemble.

Depuis une carte de visite

Toujours en version Cloud, l’appareil photo lit la carte de visite et remplit les champs grâce à l’intelligence artificielle. Né pour les salons, où le temps disponible pour enregistrer est celui d’une poignée de main — même logique que l’enregistrement des visiteurs en salon.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur l’enregistrement des visiteurs

Ce que les entreprises demandent le plus souvent avant de digitaliser les entrées.

Quelle différence entre enregistrement et gestion des visiteurs ?

L’enregistrement, c’est le moment du check-in : données, consentement, signature. La gestion, c’est tout le processus autour — notifications, historique, plusieurs accès, rapports. Si c’est le second que vous cherchez, la bonne page est celle du logiciel de gestion des visiteurs.

Combien de temps prend l’enregistrement d’un visiteur ?

Avec les champs essentiels, on reste sous la minute, signature comprise. La vraie variable n’est pas le logiciel mais le nombre de questions posées : chaque champ supplémentaire se paie en temps au comptoir.

Faut-il une connexion Internet ?

Non pour le registre visiteurs gratuit, qui fonctionne entièrement hors ligne sur la tablette : il est pensé pour les accès où le réseau n’arrive pas. La version avancée est en Cloud et demande une connexion, puisqu’elle regroupe plusieurs appareils.

Puis-je choisir les données demandées ?

Oui, les questions de l’enregistrement sont paramétrables dans les deux versions. C’est aussi le choix le plus important : moins de champs, c’est un accueil plus rapide et moins de données à protéger et à conserver.

Les visiteurs étrangers arrivent-ils à s’enregistrer seuls ?

Oui : l’interface existe en français, anglais, italien, allemand et espagnol, et la langue est choisie par le visiteur sur le premier écran. C’est pourquoi l’auto-enregistrement fonctionne aussi avec des chauffeurs et des techniciens étrangers.

Que se passe-t-il si un visiteur ne fait pas sa sortie ?

La visite reste ouverte, et cela se voit. C’est une information utile : s’il reste des enregistrements sans sortie en fin de journée, vous savez où corriger la procédure. Sur papier, le même problème est tout simplement invisible.

Puis-je exporter les données collectées ?

La version gratuite exporte en CSV : les données restent les vôtres et réutilisables dans Excel. La version Cloud ajoute un rapport centralisé qui rassemble tous les appareils et tous les accès dans une seule vue.

Combien coûte un logiciel d’enregistrement des visiteurs ?

La version de base d’IRIGuest est gratuite et sans limite de durée. Pour comprendre comment se forment les prix du marché et ce qui pèse réellement, les critères sont réunis dans le guide sur le prix d’un logiciel de registre visiteurs.

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Décrivez votre accueil, vos sites ou vos exigences de conformité. Nous vous répondrons avec une indication concrète et, si utile, une courte démo Cloud.

Besoins associés

Les entreprises qui modernisent leur registre visiteurs évaluent souvent aussi ces scénarios.

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