Logiciel gestion visiteurs

Logiciel de gestion des visiteurs pour entreprises

Structurez l’accueil, les entrées et les points d’accès avec une solution simple à tester et facile à déployer.

IRIGuest aide les entreprises à gérer visiteurs, fournisseurs, techniciens et invités avec un parcours digital sur tablette. La version gratuite permet de commencer rapidement, tandis que le Cloud centralise l'historique, les paramètres et les accès multiples.

Essayer en ligne Télécharger gratuitement Demander une démo

Version gratuite disponible iPad / Android tablet Cloud

Pour qui

Pensé pour les entreprises avec plusieurs accès à gérer

Entreprises qui veulent digitaliser le parcours complet des visiteurs.
Équipes accueil, RH, services généraux, HSE et IT qui veulent plus de traçabilité.
Organisations avec plusieurs entrées, plusieurs appareils ou un historique consultable.

Ce que cela apporte

Pourquoi digitaliser la gestion des visiteurs

Check-in et check-out plus clairs pour visiteurs, fournisseurs et techniciens.
Registre digital plus fiable que le papier, Excel ou les procédures manuelles.
Parcours évolutif : application gratuite d'abord, Cloud pour la gestion centralisée.

Comment démarrer

Commencer gratuitement, puis structurer la gestion quand le besoin est confirmé

Pour le marché francophone, le message doit rassurer sur l'image d'accueil, la simplicité opérationnelle et la conformité RGPD.

Testez en ligne ou installez l'application gratuite sur tablette.
Validez le parcours avec l'accueil, les RH, les services généraux ou l'IT.
Passez au Cloud pour plusieurs appareils, plusieurs accès ou un historique web.

Au-delà du check-in

Ce que recouvre la gestion des visiteurs

Enregistrer qui entre n’est que la première étape. La gestion, c’est ce qui se passe avant et après : prévenir la bonne personne, savoir qui est présent maintenant, retrouver une visite six mois plus tard.

Accueil et identification

Le visiteur s’enregistre, choisit sa langue et signe les consentements. Si un identifiant visible est nécessaire, le générateur de badges avec QR Code produit des badges prêts à imprimer, sans passer par le logiciel.

Prévenir la personne attendue

Dans la version avancée en Cloud, la personne attendue est prévenue automatiquement dès l’arrivée de l’invité. Cela supprime l’appel depuis l’accueil et le temps mort pendant lequel le visiteur ignore si quelqu’un le cherche.

La présence en temps réel

Avec les entrées et les sorties complètes, vous savez qui est dans les locaux à un instant donné. C’est l’information qui compte vraiment en cas d’évacuation ou de contrôle, et que le registre papier ne sait pas fournir de façon fiable.

Un historique consultable

Les visites restent trouvables au lieu de disparaître dans un cahier archivé. Combien de temps les garder est une décision à prendre en conscience : les critères sont dans le guide sur la durée de conservation du registre des visiteurs.

Plusieurs accès et plusieurs sites

La version Cloud centralise les données de plusieurs appareils et de plusieurs entrées. C’est la différence entre huit registres séparés à rapprocher à la main et une vue unique sur toute l’entreprise.

Export et rapports

La version gratuite exporte en CSV. La version Cloud ajoute le rapport centralisé : la question « combien de fournisseurs sont entrés en mars ? » cesse de coûter une demi-journée de travail.

Comment se situer

Gérer, ou seulement enregistrer ?

Deux besoins différents, souvent confondus. Cette distinction vaut plus que n’importe quelle comparaison de fonctionnalités.

Enregistrer vous suffit

Vous avez un accueil, peu de visiteurs par jour, aucune obligation de reporting et vous voulez surtout abandonner le cahier. Dans ce cas la version gratuite hors ligne suffit déjà, et le sujet est l’enregistrement des visiteurs.

Vous devez gérer

Vous avez plusieurs accès ou plusieurs sites, on vous demande des extractions régulières, vous voulez que la personne attendue soit prévenue seule et vous devez pouvoir démontrer qui est entré et quand. C’est là qu’intervient la version Cloud : le comparatif des deux versions aligne les différences.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur la gestion des visiteurs

Les questions de ceux qui doivent organiser les accès de toute l’entreprise, pas seulement d’un accueil.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des visiteurs ?

Un système qui pilote tout le cycle d’une visite : enregistrement, notification à la personne attendue, présence en temps réel, sortie, historique et rapports. Il se distingue du simple registre numérique parce qu’il ne s’arrête pas à la signature.

En quoi diffère-t-il du contrôle d’accès ?

Le contrôle d’accès pilote les portes et concerne surtout ceux qui travaillent dans l’entreprise. La gestion des visiteurs concerne les personnes venues de l’extérieur et sert à savoir qui est là et pourquoi. IRIGuest ne commande ni tourniquets ni portails : il enregistre et organise les visites.

Sert-il aussi pour les salariés ?

Non, et il vaut mieux garder les deux séparés : le suivi des présences a une finalité et des règles différentes. La différence est expliquée dans le guide sur le registre des visiteurs et la présence des salariés.

Puis-je gérer plusieurs accès avec un seul système ?

Oui, avec la version avancée en Cloud : plusieurs appareils et plusieurs entrées alimentent une même base. Dans la version gratuite, chaque tablette reste indépendante puisqu’elle fonctionne hors ligne.

Qui peut consulter les données des visiteurs ?

Cela dépend de la façon dont vous organisez l’accès à la consultation. L’avantage sur le papier est structurel : sur un registre partagé, chaque visiteur lit les noms de ceux qui ont signé avant lui ; avec un logiciel, non.

Est-ce compliqué à mettre en place ?

On part d’une tablette et de la personnalisation du logo, des couleurs et des questions. La partie qui demande le plus de réflexion n’est pas technique mais organisationnelle : décider quelles données demander et qui consulte l’historique.

Est-ce adapté aux sites industriels ?

Oui, et c’est l’un des usages les plus fréquents : fournisseurs, chauffeurs et intervenants extérieurs sont la part d’accès la plus difficile à tracer. Le sujet est approfondi sur la page dédiée à la gestion des visiteurs sur sites industriels.

Comment choisir parmi les solutions du marché ?

En regardant d’abord le processus à couvrir, puis les fonctionnalités. Les critères d’évaluation, avec les erreurs à éviter, sont réunis dans le guide sur comment choisir un logiciel de gestion des visiteurs.

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Besoins associés

Les entreprises qui modernisent leur registre visiteurs évaluent souvent aussi ces scénarios.

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